Startpagina / Samenvattingen / Accounting Information Systems, Global Edition / leverancier-goederen-producten

The Expenditure Cycle: Purchasing to cash Disbursements

40 belangrijke vragen over The Expenditure Cycle: Purchasing to cash Disbursements

Wat is de expenditure cycle (inkoop cycle)?

De terugkomende business activiteiten en data processing activiteiten die gelieerd zijn met inkoop en betaling van goederen en diensten.

Wat is het belangrijkste doel van het inkoopproces?

Het minimaliseren van de totale kosten voor het verkrijgen van voorraden, en diensten die de organisatie nodig heeft om te functioneren.

Wat wordt bedoelt met de term: Economic Order Quantity (EOQ)?

Dat er genoeg voorraad in huis is zodat de productieafdeling zijn werk kan blijven doen. Zelfs als er meer voorraad gevraagd wordt dan gepland, of als een leverancier te laat levert mag de productieafdeling geen vertraging oplopen.

Door gebruik van de EOQ wordt de ideale bestelhoeveelheid bepaald. Hierbij wordt rekening gehouden met het minimaliseren van de kosten zoals bestelkosten, opslagkosten en kosten die ontstaan wanneer een product niet op voorraad is.

Er zijn vier basis activiteiten in het inkoopproces, noem deze. !!!!!

1. Order materialen of diensten
2. ontvangst materialen of diensten
3. Goedkeuren facturen geleverde materialen of diensten
4. Cash uitbetalingen

Worden altijd alle drie soorten kosten meegenomen in de EOQ?

Nee dat hangt af van het soort product.

Bij dure producten, zoals computer chips of beeldschermen wordt met alle drie de kosten rekening gehouden (bestelkosten, opslagkosten en stockouts costs)

Bij producten die vooral heel veel worden gebruikt door bijvoorbeeld de productieafdeling worden de bestelkosten en de opslagkosten meestal genegeerd.

Wat is het orderproces (stap 1) in het inkoopproces (2)?

1. Inventariseren wat, wanneer en hoeveel de inkoopbehoefte is
2. Leverancier selecteren

Wat zijn de risico's van het orderproces (stap 1) in het inkoopproces (7))? !!!!!

1. Te hoge / te lage voorraad
2. Het kopen van items die niet nodig zijn
3. Het kopen tegen te hoge prijzen
4. Slechte kwaliteit producten kopen
5. Niet betrouwbare leveranciers
6. Kopen van niet geautoriseerde leveranciers
7. Leverancierscadeau's

Wat is de eigenschap van MRP?

Door beter de voorraden bij te houden en gebruik te maken van voorspellingstechnieken probeert MRP de inkopen beter in te plannen.

Wat zijn de controles van het orderproces (stap 1) in het inkoopproces? !!!!!

1. ijzeren voorraad / barcode / RFID
2. Review en goedkeuring van aankopen
3. Prijslijsten / concurrerende offerte
4. Gebruik van goedgekeurde leveranciers
5. Monitoren van leveranciers / kwaliteitseis
6. Autoriseren leveranciers
7. Leveranciers audits en verbieden giften

Wat is de economic order quantity (EOQ)?

Optimale order grootte rekening houdend met vervoer en opslagkosten stock out kosten (kosten ivm stil staan plant door voorraad te kort)

Wat is de eigenschap van JIT?

JIT begint pas met produceren op het moment dat er een order geplaatst is. Dit is vooral handig bij bijvoorbeeld merchandising voor een nieuwe film. Een bedrijf dat produceert met JIT moet in staat zijn om heel snel op te schalen (film komt net uit), maar kan ook heel snel weer downsizen wanneer de film niet meer zo populair is.

Waar dient de Purchase Requisition voor?

Dat is de bestelorder. Hier moet in ieder geval op staan:
- Wie de bestelopdracht uitvoert
- Bezorglocatie en bezorgdatum
- Item nummers en hoeveelheden
- Prijzen
- Productbeschrijvingen
- Eventueel een voorstel voor de leverancier

Wat zijn de factoren van een leveranciersselectie?

1. Prijs
2. Kwaliteit
3. Betrouwbaarheid

Wat is een vendor managed inventory program?

Het outsourcen van de voorraad leveranciers krijgen toegang in de voorraaddata en zijn geautoriseerd om voorraad aan te vullen.

Waar moet een inkoper bij het inkopen zeker op letten?

De prijs
De kwaliteit van het materiaal
Afhankelijkheid van de leveringen

Wat moet er gebeuren zodra er een leverancier is geselecteerd?

Vastleggen in Product Inventory Master Record. Zodat de selectieprocedure niet steeds hoeft te worden doorlopen. Soms bij dure spullen wil je wel opnieuw selecteren zodat je zeker bent van de beste leverancier. Bij de producten die continue gebruikt worden en niet al te duur zijn is dat niet nodig.

Daarnaast moet er steeds een lijst met alternatieve leveranciers worden bijgehouden en bijgewerkt zodat er altijd kan worden uitgeweken naar een andere leverancier. Daarnaast is dit nodig zodta de kennis binnen het bedrijf blijft wanneer de inkoper het bedrijf verlaat

Wat zijn de risico's van het ontvangstproces (stap 2) in het inkoopproces? (4) !!!!

1. Accepteren van niet georderde items / ontvangst kapotte items
2. Fouten in aantallen
3. Checken ontvangst van services / slechte kwaliteit
4. Voorraad diefstal

Wat staat er allemaal in een purchase order?

- Name supplier
- Purchasing agent
- Order
- Delivery date
- Delivery location
-Shipping method
- Information about items ordered

-> De purchase order is een Promise to Pay en een contract wanneer de leverancier de order accepteert.

Wat zijn de controles van het ontvangstproces (stap 2) in het inkoopproces? (4) !!!!!

1. Autoriseren inkooporders voor ontvangst goederen
2. Barcode RFID
3. Budget controle en audits
4. Beperken toegang voorraad / documenteren van voorraadwijzigingen / voorraadtelling

Wat is een blanket Purchase order?

Een blanket purchase order is een termijncontract. Hierin staat bijvoorbeeld dat product X het komende jaar voor prijs Y wordt geleverd.

Wat is het goedkeuringsproces van de facturen (stap 3) in het inkoopproces? (3)

1. Match leveranciers factuur met kooporder, ontvangst bon
2. Goedkeuring factuur leverancier
3. Betaling leverancier

Wat is het Vendor Managed Inventory system?

Het VMI houdt in dat de suppliers kunnen inzien wat de voorraadstand is van de producten die zij leveren. Zodra de voorraad onder een bepaald punt komt, of er wordt veel vraag verwacht, stuurt de leverancier automatisch extra voorraad op.

Wat zijn de risico's bij het goedkeuringsproces van de facturen (stap 3) in het inkoopproces? (2) !!!!!

1. Fouten in de leveranciersfactuur
2. Fouten in de betaling van de leveranciersfactuur / de crediteurenlijst in het grootboek

Wat wordt bedoelt met Reverse Auctions? Wat is het voor- en nadeel hiervan?

Reverse Auctions betekent dat leveranciers tegen elkaar gaan opbieden om te mogen leveren. Een voordeel hiervan is dat de prijs laag zal zijn, maar een nadeel is dat doordat er op prijs wordt geconcurreerd de kwaliteit of leveringsbetrouwbaarheid in gevaar kan komen.

Wat zijn de controles bij het goedkeuringsproces van de facturen (stap 3) in het inkoopproces? (2) !!!!!

1. Verifiëren factuur leverancier / Data entry en wijzigingscontrole
2. Afstemmen gedetailleerde rekening met crediteurenlijst in het grootboek

Welke controlemaatregelen kan je bedenken bij het inkopen voor een te hoge prijs?

1. Het bijhouden van prijslijsten van producten die vaak worden gekocht.
2. Bij dure/gespecialiseerde producten leveranciers tegen elkaar laten bieden (competitive bids).
3. De inkooporders moeten worden gereviewd om te controleren of ze voldoen aan de procedures.
4. Budgets - Actual costs vs Budgeted allowances.

Actual costs moeten regelmatig worden vergeleken met de budgetten zodat verschillen snel aan het licht komen.

Wat is het betalingsproces van de crediteuren (stap 4) in het inkoopproces? (3)

1. Het goedkeuren van betaalopdrachten
2. Het betalen
3. Het controleren van gedane betalingen

Welke controlemaatregelen kan je bedenken bij het inkopen van slechte producten?

1. Inkooporders reviewen of vooraf geselecteerde leveranciers zijn gebruikt.
2. Het systeem moet gedetailleerde informatie verzamelen over de producten (kwaliteit van vorige orders etc.). Deze data moet regelmatig worden gereviewd en aan de hand daarvan moet de leverancierslijst eventueel worden aangepast.
3. De inkopers moeten verantwoordelijk worden gesteld voor hun inkooporders. De inkoopprijs, maar ook extra kosten die gemaakt moeten worden door een slechte kwaliteit van het product komen voor rekening van het resultaat van de inkoper.

Wat zijn de risico's bij het uitbetalingsproces aan crediteuren (stap 4) in het inkoopproces? (6) !!!!!

1. Het lukt niet om kortingen te krijgen
2. Betalen voor items die niet zijn ontvangen
3. Dubbele betalingen
4. Diefstal van geld
5. Veranderingen administreren
6. Cashflow problemen

Welke controlemaatregelen zijn er voor unreliable suppliers?

1. Controleren of de leverancier voldoet aan internationale kwaliteitseisen (ISO-9000) bv)
2. Leveranciersperformance vastleggen en regelmatig reviewen. (beloofde leverdatum vs gerealiseerde leverdatum bv).

Wat zijn de controles bij het uitbetalingsproces aan crediteuren (stap 4) in het inkoopproces? !!!!

1. Administreren rekeningen bij vervaldatum om gebruikt te maken van kortingen
2. Matchen leveranciers factuur met overige documenten (inkooporder/ontvangstbewijs)
3. Betaal alleen originele facturen / verwijderen documenten indien betaald
4. Beveiliging checks / splitsing taken / checken betaalrrekening
5. Check beveiliging administratie
6. Check cashflow

Welke controlemaatregelen horen bij het risico van kickbacks?

- Inkopers verbieden om cadeaus en giften aan te nemen van leveranciers (of potentiele leveranciers)
- Job rotation
- De medewerkers op hun toegewezen vakantie sturen. Tijdens vakanties van medewerkers komt fraude vaak aan het licht doordat hij die niet kan verbloemen.
- Inkopers jaarlijks een overeenkomst laten tekenen waarin ze toezeggen geen giften te zullen aannemen.

Wat doet de receiving clerk bij ontvangst van goederen?

Hij controleert of er voor de levering een inkooporder tegenover staat. Vervolgens telt hij de hoeveelheid en controleert hij of er schade is ontstaat aan de producten.

Welke informatie staat er op het ontvangstrapport?

Details over iedere ontvangst van goederen:
- Datum van ontvangst
- Leverpartij (shipper)
- Leverancier
- Inkoopordernummmer

Voor ieder product dat wordt ontvangen wordt het item nummer, de beschrijving, hoeveelheid en eenheid vastgelegd.

Daarnaast moet er ruimte overblijven voor de persoon die de goederen heeft ontvangen en gecontroleerd en een opmerkingen box waarin evt. opmerkingen worden beschreven zoals schade, manco leveringen etc.

Wanneer wordt het ontvangstrapport niet ondertekent?

- Wanneer er een andere hoeveelheid goederen is ontvangen dan besteld.
- Wanneer er goederen zijn beschadigd.
- Wanneer de goederen van slechte kwaliteit zijn.

Wat is een debit memo?

Indien er te weinig producten of beschadigde producten zijn geleverd, dan geeft de leverancier vaak toestemming om de factuur aan te passen. Het ontvangstbedrijf stuurt dan een debit memo naar de leverancier die vervolgens een credit memo aanmaakt.

Van een debit memo wordt 1 kopie naar de leverancier gestuurd en 1 kopie gaat naar accounts payable. Daarnaast wordt 1 kopie met de goederen meegegeven zodat het magazijn weet dat er minder goederen aankomen dan dat hoort aan te komen.

Welke risico's en controlemaatregelen horen bij het accepteren van niet bestelde goederen?

Met het ontvangen en verwerken van goederen worden kosten gemaakt. Om deze kosten te voorkomen mogen goederen alleen worden geaccepteerd als er een inkooporder tegenover staat. Is deze er niet dan moet de levering worden geweigerd en teruggestuurd.

Welke controlemaatregelen horen bij het risico van verkeerd tellen?

- Medewerkers die de bestelling ontvangen niet op de hoogte stellen van hoeveel producten er geleverd gaan worden.
- Medewerkers een ontvangstrapport te laten tekenen.
- Medewerkers belonen als ze een fout tussen de levering en de inkooporder ontdekken.
- Barcodes of RFID tags gebruiken.
- ERP systeem inrichten zodat verschillen in inkooporders en magazijnontvangsten meteen aan het licht komen en onderzocht kunnen worden.

Welke risicos en controlemaatregelen horen bij diefstal van voorraad?

- Magazijn bewaken en afsluiten. Alleen geautoriseerd personeel mag naar binnen.
- Alle in- en uitgaande producten moeten worden gedocumenteerd en afgetekend door 2 afdeling (magazijn en inkoop/verkoop).
- Perodiek tellen van de volledige voorraad.
- Functiescheidingen aanbrengen. Medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het bewaren van voorraad zijn niet geautoriseerd om voorraadgegevens aan te passen zonder toestemming. Daarnaast zijn de voorraadbewaarders niet geautoriseerd om goederen te ontvangst en shipping functies.

Hoe kan de debiteurenafdeling voorkomen dat ze alle (60%) kleine facturen moeten goedkeuren?

Door het personeel creditcards geven waarmee ze bij goedgekeurde bedrijven een max bedrag aan goederen mogen bestellen. Zo voorkomt de afdeling crediteuren dat ze 100en of 1000en facturen voor kleine bedragen moeten goedkeuren en uitbetalen.

De werknemers moeten van de transacties wel bonnetjes bewaren zodat de uitgaven kunnen worden herleid.

De vragen op deze pagina komen uit de samenvatting van het volgende studiemateriaal:

Accounting Information Systems, Global Edition | 9781292060521 | Marshall B Romney, et al

Bekijk samenvatting

Een unieke studie- en oefentool
Nooit meer iets twee keer studeren
Haal de cijfers waar je op hoopt
100% zeker alles onthouden

Onthoud sneller, leer beter. Wetenschappelijk bewezen.