Startpagina / Samenvattingen / Archiveren / documenten-archief-bewaard

Archiefbeheer - Opschonen

5 belangrijke vragen over Archiefbeheer - Opschonen

Wat is aan te raden met betrekking tot een archief?

Het archief moet 1 keer per jaar opgeschoond worden.
Voor alle soorten documenten binnen de organisatie moet een bewaartermijn vastgesteld worden.
Maak regelmatig een back-up van uw bestanden.

Let bij het overdragen van archiefstukken naar het statisch, centraal of historisch archief altijd goed op de richtlijnen die daarvoor binnen de organisatie gelden. In die richtlijnen kunnen regels staan over:

De ouderdom van de dossiers die u mag overdragen.
De inhoud van de dossiers.
De wijze van verpakking.
Het opschrift op de archiefdozen.

Welke inhoud kunnen rolcontainers hebben?

140, 240 of 660 liter.

Hoe werkt het vernietigen van de inhoud van een rolcontainer?

Periodiek of op afspraak komt een speciale vrachtwagen langs om de rolcontainers te legen en de inhoud te vernietigen. De vernietiging vindt voor de deur plaats en direct na de vernietiging ontvangt u een certificaat van vernietiging en recycling.

In het algemeen kunt u voor het opschonen van een archief de volgende 4 richtlijnen hanteren:

Documenten van historisch belang worden nooit vernietigd.
Documenten die betrekking hebben op onroerendegoedzaken worden altijd voor een onbepaalde tijd bewaard.
Let goed op documenten waarvoor een wettelijke bewaartermijn geldt. Documenten die betrekking hebben op uw eigen taken/afdeling worden in principe 10 jaar bewaard. Documenten die onder de Wet persoonsregistratie vallen moeten al eerder verwijderd worden.
Naast de wettelijke bewaartermijnen kan een organisatie zelf bepalen hoe lang bepaalde documenten bewaard moeten worden.

De vragen op deze pagina komen uit de samenvatting van het volgende studiemateriaal:

Archiveren

Bekijk samenvatting