Tweegesprekken - Klachtengesprpek

12 belangrijke vragen over Tweegesprekken - Klachtengesprpek

Wat is een klachtengesprek en daarvan het resultaat?

Een gesprek waarin een klager zijn klacht uit met als resultaat:
  • de klager heeft de klacht kunnen vertellen en toelichten (kennis)
  • de klager voelt begrip voor zijn emoties (houding)
  • de klager voelt zich, met zijn klacht, serieus genomen (houding)
  • indien mogelijk: de klacht is opgelost, óf de klager krijgt op een andere manier genoegdoening (gedrag)

Klachten worden ook wel eens verwoord in 2 soorten kalchten. Welke zijn dat?

  • Een Terechte klacht (objectieve klacht) Hierop volgt actie om de klacht op te lossen.
  • Een onterechte klacht (subjectieve klacht) Hierop volgt vaak geen actie.

Bij onterechte klachten is het niet altijd goed om geen actie te ondernemen. De klager is ontevreden. Doe je hier niets mee, dan voelt hij zich niet serieus genomen.
Alle klachten verdienen aandacht. Of ze nu objectief of subjectief zijn.

Wat is het kennisdoel van een klachtengesprek?

Informatie uitwisselen over de inhoud en de beleving van de klacht waardoor je een duidelijk en helder beeld krijgt van de klacht.
  • Hogere cijfers + sneller leren
  • Niets twee keer studeren
  • 100% zeker alles onthouden
Ontdek Study Smart

Op een goede manier omgaan met klachten is voor veel mensen een moeilijke opgave. Leg uit waarom en hoe je dit kan voorkomen.

Dit komt voor een deel omdat we een klacht vaak persoonlijk opvatten. Hierdoor kun je tijdens een gesprek in de verdediging schieten. Probeer dus in een klachtengesprek altijd je eigen emoties over die klacht of over de klager opzij te zetten. Het gaat nl. niet om jouw emoties maar om die van de klager.

Wat is het gedragsdoel bij een klachtengesprek?

Een oplossing voorstellen die voor de klager aanvaardbaar is.

Hoe ziet de structuur van een klachtgesprek er uit?

Aanloopfase:
begroeten en social talk
Planningsfase:
rollen,doel,werkwijze bepalen
Themafase:
klacht onderzoeken
klacht samenvatten
oplossing of genoegdoening bieden
Slotfase:
tevredenheid pijlen
gesprek evalueren
bedanken voor klacht
afsluiten

Wat voor gesprek is een klachtengesprek en waarom?

Het is een halfopen gesprek, de opbouw ligt vast.

Wat is in de planningsfase van een klachtgesprek belangrijk?

  • Dat je aangeeft of je er alleen zit om de klacht aan te horen en gaat doorspelen, of dat je ook de bevoegdheid hebt om de klacht direct op te lossen.
  • Vervolgens geef je aan hoe het gesprek precies gevoerd gaat worden. (Eerst wil je precies weten wat de klacht inhoud, daarna samen zoeken naar oplossing)

Wat is het allergrootste belang bij een klachtengesprek en in welke fase doe je dit?

In het gesprek de klager positief te benaderen, dit doe je in de aanloopfase bij de begroeting en de eventuele kennismaking.

Licht de planningsfase toe van een klachtengesprek.

In de planningsfase vertel je in welke rol jij in dit gesprek zit. Je zegt of je er alleen zit om de klacht aan te horen en later door te spelen aan een andere functionaris of dat je ook bevoegdheid hebt oplossingen te bieden. Vervolgens geef je aan hoe het gesprek gevoerd gaat worden. Je zegt dat je eerst precies wilt weten wat de klacht inhoudt en dat je daarna samen met de klager tot een oplossing probeert te komen.

Licht de slotfase toe van een klachtengesprek.

Je vraagt of de klager tevreden is met de manier waarop het gesprek verlopen is en over de eventuele oplossing die je geboden hebt. Het is ook belangrijk de klager te bedanken voor het feit dat hij zijn klacht kwam doen.

Waarom is het belangrijk dat je een klager bedankt voor het feit dat hij zijn klacht kwam doen?

Hij had ook zijn verhaal achter je rug om of buiten de organisatie om kunnen doen. Daarmee krijgt de organisatie een slechte naam, terwijl de klacht ook niet opgelost kan worden. Het is dus voor een organisatie gunstig wanneer mensen wel komen om te vertellen dat ze een klacht hebben.

De vragen op deze pagina komen uit de samenvatting van het volgende studiemateriaal:

  • Een unieke studie- en oefentool
  • Nooit meer iets twee keer studeren
  • Haal de cijfers waar je op hoopt
  • 100% zeker alles onthouden
Onthoud sneller, leer beter. Wetenschappelijk bewezen.
Trustpilot-logo