Startpagina / Samenvattingen / Class notes - Communicatieve vaardigheden / vergadering-deelnemers-doel

Flashcard tbv presentatie

47 belangrijke vragen over Flashcard tbv presentatie

Wat is de definitie van een vergadering?

Een vergadering is een verzamelnaam voor allerlei vormen van groepsoverleg met een DOEL

Welke twee soorten vergadering zijn er?

Informele vergadering
Formele vergadering (hier maak je gebruik van een voorzitter en een notulist)

Waarom vergader je? Wat is je belangrijkste uitgangspunt en waar moet dit voor zorgen?

Het doel is het belangrijkste uitgangspunt wat er voor moet zorgen dat de betrokkenen profijt trekken uit het overlegmoment

Welke drie fases zijn er bij het plannen van een vergadering waar je aandacht aan moet besteden?

1. de voorbereiding
2. de vergadering zelf
3. het nawerk

Welke vijf stappen zijn er in de voorbereiding van de vergadering?

1. Het vaststellen van de doelen
2. Wie moeten er deelnemen
3. De logistiek
4. Het verdelen van de rollen
5. Het maken van een agenda

Welke vragen stel je jezelf om te bepalen hoe je de voorbereiding invult? Welke woorden gebruik je om de vragen te stellen, zodat je de antwoorden hebt waar je mee verder kunt.

Je stelt open vragen:
* Wie
* Wat
* Waar
* Waarom
* Welke
* Hoe

Hoe stel je het doel vast? Welke vraag kun je jezelf stellen als het vaststellen moeilijk is?

Je kijkt welk doel de vergadering heeft en als dat moeilijk is stel je jezelf de vraag: Wat is het gewenste resultaat van de vergadering?

Wat doe je in een vergadering waarbij informatie-uitwisseling het doel is?

Het gaat erom zoveel mogelijk informatie in te winnen, zodat de deelnemers in een latere situatie beslissingen kunnen nemen of problemen kunnen oplossen. Het gaat om optimale beeldvorming.

Voor wie is een centrale rol weggelegd tijdens een informatie-uitwisseling vergadering?

Voor een informateur die veel kennis heeft en die wil overdragen

Wie nodig je uit voor een informatie-uitwisseling vergadering? En wie nog niet?

Deskundigen en mensen die de deskundigheid nodig hebben voor de uitoefening van hun functie. Er is nog geen besluitvormer nodig.

Wat staat centraal bij een probleemoplossende vergadering?

Het bedenken van oplossingen. Eigenlijk zouden er geen nieuwe punten naar voren gebracht moeten worden, want tijdens de informatie-uitwisseling zijn die al naar voren gekomen.

Waarom is de informatie uitwisseling, voorafgaande aan de probleem oplossing belangrijk voor een probleemoplossende vergadering?

Dan is de output van de informatie uitwisseling de input voor de probleem oplossing.

Wie nodig je uit voor een probleem oplossende vergadering? Wie kunnen problemen oplossen?

Mensen die goed kunnen analyseren. Deze hoeven niet speciaal deskundig te zijn in het gebied waarvoor de oplossing nodig is.

Wat is het doel van een besluitvormende vergadering?

Is vergaderen over het maken van keuzes tussen twee of meer oplossingen, benaderingen, visies, personen etc.

Waarom komt de besluitvormende vergadering na de probleemoplossende vergadering?

De keuzemogelijkheden van de vergadering zijn vastgesteld in de probleemoplossende vergadering. Eigenlijk zouden er geen nieuwe keuzes meer moeten komen of nieuwe vragen.

Wie nodig je uit voor een besluitvormende vergadering?

De belangrijkste besluitvormers moeten aanwezig zijn. De betrokkenen voor het doel.

Wanneer heb je een teambuilding vergadering?

Bijvoorbeeld bij een nieuwe afdeling. de deelnemers leren elkaar kennen. Ook leren zij de gezamenlijke doelen en visie van de afdeling.

Wat zijn de drie voordelen van een teambuilding vergadering?

1. Maakt de verwachtingen over en weer duidelijk
2. Breekt muurtjes af
3. Zorgt voor het wij-gevoel

Wie kun je naast het team ook uitnodigen, voor een teambuilding vergadering?

Een belangrijk persoon uitnodigen de opening laten verzorgen. Hij kan iets over bijvoorbeeld de strategie van het bedrijf vertellen. Of een externe coach voor de verhoging van de energie.

Wat is het doel van een feedback vergadering?

Zoveel mogelijk informatie van de deelnemers inwinnen. Een soort hoorzitting. Je vraagt mensen om hun grieven te uiten of andere opmerkingen over kwesties. Bijvoorbeeld een vergadering over een reorganisatie of een nieuw computersysteem

Waarom is een feedback vergadering moeilijk?

Het is moeilijk om de uitingen te plaatsen en als waardevolle info te herkennen. Ook is het lastig om de sfeer goed te houden, ivm de emoties.

Wat is het voordeel van een feedbackvergadering voor het publiek?

Men kan feedback geven aan de organisator dmv ideeen, klachten of andere feedback.

Waar denk je aan bij de logistieke voorbereiding?

1. De ruimte, is deze groot genoeg
2. Waar komen de deelnemers vandaan? Komen ze allemaal van dezelfde locatie of uit de rest van het land
3. Apparatuur, zorg dat het in orde is
4. Gastheerschap, zorg voor koffie, thee, parkeerkaart, aanmelden bij receptie
5. Geen vervelende verrassingen. Zorg voor telefoonnummer van cateraar, techniek, facilitair manager etc
6. Leeswerk. Zorg dat bijv de handout in orde is

Wat is belangrijk bij het vaststellen van de rollen tijdens het leiden van de vergadering?

Stel de rollen van te voren vast en vraag de notulist niet pas tijdens de vergadering

Waarom is het belangrijk om van te voren de maximale tijd vast te stellen van een vergadering?

Zodat de deelnemers weten hoe lang het duurt ivm andere afspraken

Hoe ziet een goede uitnodiging eruit? Geef 6 punten

1. Maak duidelijk wat de bedoeling van de vergadering is. Welke soort vergadering het is en wat het doel van de vergadering is
2. Maak duidelijk wie er komen, deelnemers, naam van de voorzitter
3. Maakt duidelijk wat er van de aanwezigen verwacht wordt, ook qua voorbereiding
4. Geef duidelijk een datum, begin- en eindtijd en plaats
5. Zorg voor de belangrijke bijlagen als de agenda, actielijst van vorige vergadering, achtergrondinformatie
6. Motiveren om bij te dragen aan een goed overleg

Wanneer moet je geen vergadering plannen? 7 punten

* Als de juiste deelnemers niet beschikbaar zijn
* Er niet genoeg tijd is om het onderwerp te behandelen
* Niet genoeg info beschikbaar om beslissing te nemen
* Als de beslissing al gevallen is
* Als het onderwerp eigenlijk niet zo belangrijk is
* Als je van te voren al weet dat het tot ruzie gaat leiden
* Als het onderwerp op een andere manier behandeld kan worden (door bijv een analyse van een deskundige)

Hoe kun je vergaderen als niet iedereen op dezelfde locatie aanwezig is?

Dan kun je vergaderen door middel van een teleconference

In welke 3 fases kun je de vergadering opsplitsen, van de start tot het eind?

1. Inleiding
2. Het verloop
3. Afronding

Hoe ziet de fasering van een agendapunt eruit?

1. Inleiding
2. Kern
3. Afsluiting

Wat is de rol van de voorzitter tijdens de agendapunten?

Hij opent een agendapunt met een inleiding (openingszin). Hij geeft aan waarom het op de agenda staat en hoe de vergadering het gaat behandelen. Hij controleert of dit bij de deelnemers is overgekomen en dat ze vanaf hetzelfde punt 'vertrekken'. Hij geeft houwvast.

Wat is de taak van de notulist?

Hij schrijft de notulen, noteert beslissingen en actiepunten en helpt tijdens de vergadering de voorzitter en de deelnemers door (op verzoek) te melden wat er al genoteerd is. Hij controleert of de notities volledig zijn voordat naar een volgend agendapunt wordt gegaan.
Hij visualiseert wat de deelnemers zeggen, dmv bijv het whiteboard.
Na de vergadering maakt hij een verslag

Wat is de taak van de 'gewone' deelnemers?

Vooraf laten weten of ze komen en voorbereiden door de agenda te lezen en de gevraagde acties uit te voeren. Ze zijn op tijd en houden zich aan de regels. Ze komen met input tijdens de agendapunten, om het vergaderdoel te bereiken.

Wat is het belangrijke aan het 'samenvatten' tijdens een agendapunt?

Het ordenen van het tot dan toe bereikte resultaat of de stand van de discussie. Als een vergadering vast loopt, kan het de vergadering weer de goede kant op sturen. In de afsluiting zorgt het ervoor dat alle deelnemers begrijpen wat er van het agendapunt in de notulen komt, zodat er achteraf geen discussie over kan ontstaan.

Wat is het voordeel van visualiseren tijdens een vergadering?

Omdat iedereen zijn eigen tekening van de vergadering maakt, in zijn hoofd. Als je gaat visualiseren gaan de deelnemers dezelfde tekening in hun hoofd maken

Wat zijn de valkuilen van de teleconference?

* Je mist nonverbale communicatie. De voorzitter benoemt de non-verbale communicatie (er zitten nu 3 mensen verbaasd te kijken)
* Vertraging op de lijn.
* Goed weten wie er deelnemen, vragen om iedereen zich te melden, zodat je niet denkt dat er iemand deelneemt, die er juist niet is
* Om een gesproken akkoord vragen, als er een beslissing is gevallen, omdat een knikje niet opvalt
* De presentatie is niet zichtbaar. Stuur deze daarom van te voren toe.
* Bijgeluiden in de vergaderkamer. Zorg ervoor dat de deelnemers daar rekening mee houden

Wanneer ga je een vergadering of een agendapunt afsluiten? Noem 5 voorbeelden

* als de doelstelling van het agendapunt of de vergadering bereikt is
* Nieuwe info nodig is, voor de volgende stap genomen kan worden. De notulist noteert een actiepunt
* De besluitvormers niet bij de vergadering aanwezig zijn
* Er niet genoeg tijd is om het onderwerp te behandelen
* Als er te grote onenigheid is tussen de deelnemers om tot een oplossing of een besluit te komen.

Wat is het doel van de rondvraag?

Iedere deelnemer krijgt de mogelijkheid om onduidelijkheden, brandende vragen aan te kaarten.

Wat is een valkuil in een rondvraag?

Dat er vragen gesteld worden over agendapunten die niet aan de orde zijn geweest, De voorzitter moet er om denken dat de vergadering niet opnieuw begint.

Wat kun je als voorzitter het beste doen met een rondvraag? 3 punten

1. Snel afhandelen
2. Omzetten in een actiepunt voor de deelnemer
3. Op de agenda zetten voor volgend overleg

Wat doet de voorzitter na de rondvraag, als afsluiting van de vergadering?

Hij geeft een samenvatting van de besluiten en de actiepunten.

Hoe noteert de notulist de besluiten en actiepunten?

Met SMARTpunten

Op welke twee manieren kun je de notulen maken (in het totaal)

1. Woordelijk wat er gezegd is, zodat je het kunt nalezen, uitvoerig of samenvattend
2. Alleen een actie- of besluitenlijst, handig bij het organiseren van een activiteit

Noem 6 punten die je in het begin van de notulen neerzet?

1. Naam van de vergadering
2. De locatie
3. De datum en het tijdstip
4. Wie er aanwezig waren
5. wie er niet aanwezig waren
6. wie een afschrift van de notulen krijgen

Welke drie punten laat je terug komen in de notulen? Wat leg je vast en hoe leg je ze vast?

1. De agendapunten die besproken zijn. soms extra info over het punt ter herinnering
2. De besluiten SMART notuleren, zodat er later geen discussie kan ontstaan over het genomen besluit
3. De acties vastleggen zoals in de vergadering besproken zijn.

Hoe noteer je een actie van een vergadering?

1. de datum waarop de actie afgesproken is en een volgnummer
2. de actiehouder
3. wanneer de actie gereed moet zijn
4. eventueel een mogelijkheid om de status bij te houden

Wat is de belangrijkste taak van de deelnemers na de vergadering?

Het opvolgen en afronden van de actiepunten voor de deadline die is opgegeven

De vragen op deze pagina komen uit de samenvatting van het volgende studiemateriaal:

Communicatieve vaardigheden

Bekijk samenvatting

Een unieke studie- en oefentool
Nooit meer iets twee keer studeren
Haal de cijfers waar je op hoopt
100% zeker alles onthouden

Onthoud sneller, leer beter. Wetenschappelijk bewezen.

Studiemateriaal generieke omslagafbeelding