Samenvatting: Effectief Vergaderen

Lees hier de samenvatting en de meest belangrijke oefenvragen van effectief vergaderen

• 1 effectief vergaderen

  Dit is een preview. Er zijn 16 andere flashcards beschikbaar voor hoofdstuk 1
  Laat hier meer flashcards zien

• Hoe bereid je een vergadering voor?

  1) het vaststellen van doelen
  2) wie nodig je uit
  3) het logistieke werk
  4) verdeel de formele rollen
  5) stel de agenda op en nodig uit

• Welke vijf verschillende vergaderdoelen zijn er?

  informatie uitwisseling (zoveel mogelijk informatie uitwisselen zodat de deelnemers in een latere fase problemen kunnen oplossen en besluiten kunnen nemen.
  probleemoplossing (het bedenken van oplossingen staan centraal)
  besluitvorming ( het maken van een keuze tussen twee of meerdere oplossingen, benaderingen, visies enz)
  teambuilding ( elkaar leren kennen, gezamenlijke doelen en de visie met elkaar delen en vaststellen)
  feedback (zoveel mogelijk informatie van de deelnemers weten in te winnen, hun grieven, bezwaren of andere opmerkingen over bepaalde kwesties te uiten

• Wie nodig je uit bij probleemoplossende vergadering?

  deskundige mensen en mensen die goed kunnen analyseren

• Wie nodig je uit bij een feedback vergadering?

  Dit vraagt om een groot publiek, bijvoorbeeld alle medewerkers die betrokken zijn bij een reorganisatie. of alle mensen die in een organisatie te maken krijgen met een bepaald systeem. Het management, de projectleider of de directie neemt de input in ontvangst.

• Wat komt er kijken bij het regelen van logistieke zaken voor de vergadering?

  De ruimte ( is die groot genoeg, is er ruimte genoeg voor de verschillende activiteiten)
  waar komen de deelnemers vandaan (komen alle deelnemers naar deze locatie of zitten ze verspreid Bel deelnemers van andere locaties van tevoren op of ze erbij willen zitten.
  Apparatuur ( zorg voor apparatuur, wat neemt de presentator zelf mee)
  Gastheerschap ( zorg voor koffie, thee en eventueel een lunch of tussendoortje) komen mensen van buiten dan misschien een parkeerkaart
  Geen vervelende verrassingen ( telefoonnummer van helpdesk, catering of de facilitair manager)
  Leeswerk (zijn er documenten die de deelnemers moeten voorbereiden, of is er een conference call deelnemer

• Wat is het maximum van de duur van een vergadering?

  Niet langer dan twee en een half uur, de concentratie neemt snel af en het is niet bevorderlijk voor de effectiviteit en de motivatie van de deelnemers

• Welke tips kun je gebruiken voor het prettig indelen van de agenda?

  Open met de belangrijkste onderwerpen, want in het begin zijn de deelnemers nog fris
  Behandel korte en urgente onderwerpen eerst
  Bepaal vooraf hoeveel tijd een agendapunt ongeveer nodig zal hebben (houd die tijd tijdens het overleg in de gaten om uitloop te voorkomen
  zorg voor een logische volgorde in de onderwerpen

• Welke stappen moet je doorlopen voordat je een uitnodiging verstuurd?

  Maak duidelijk wat de bedoeling is van de vergadering
  Maak duidelijk wie er naar de vergadering komen
  Maak duidelijk wat er van de aanwezigen verwacht wordt ook qua voorbereiding
  Geef duidelijk een datum, begin en eindtijd en plaats (route)
  Bevat belangrijke bijlagen als de agenda en actielijst van de vorige sessie, achtergrondinformatie
  Motiveer om een bijdrage te leveren aan een goed overleg

• Beleg geen vergadering als?

  de juiste deelnemers niet aanwezig zijn
  er niet genoeg tijd is om het onderwerp helemaal te behandelen
  je niet genoeg informatie hebt om het besluit te nemen
  de beslissing eigenlijk al gevallen is
  het onderwerp eigenlijk helemaal niet zo belangrijk is
  je van te voren weet dat het onderwerp tot ruzie leidt
  het onderwerp beter op een andere manier behandeld kan worden

• Hoe verloopt de structuur van een vergadering?

  inleiding
  het verloop (agendapunt, inleiding- discussie - afronding
  afronding