Samenvatting: Event Management 2

Lees hier de samenvatting en de meest belangrijke oefenvragen van event management 2

• 1 event management 2

  Dit is een preview. Er zijn 46 andere flashcards beschikbaar voor hoofdstuk 1
  Laat hier meer flashcards zien

• 5 fases bij organisatie van evenementen: 

    Fase
  Belangrijke stappen
  I
  opstart en kaderstelling
  II
  aanzet tot invulling van het programma
  III
  programmakeuze en definitieve invulling
  IV
  uitvoering
  V
  afwikkeling en evaluatie

•  FASE 1: Opstart en kaderstelling

   Uitgangssituatie in kaart brengen:
  -Briefing (event analyseren: wat, waar, wanneer, wie, waarom?)
   *  debriefing!     
  
  Organisatieteam samenstellen:
   -Taken en verantwoordelijkheden verdelen
  *  initiatiefpaper!
  
  Globale planning maken

•  FASE 2: Aanzet invulling programma 

  Het creatieve proces: -Welk type evenement is geschikt?
  -Geschikte datum, duur en tijdstippen?
  -Creëren gewenste sfeer
  -Opbouw van het programma
  -Thematisering / verhaallijn / concept
  -Specifieke aandachtspunten
  
  Ontwerpfase:
  -Aantrekkelijk uitnodigend programma
  -Passend voor doelgroep /missie opdrachtgever
  -Innovatief en onderscheidend vermogen
  -Juiste prijsstelling (onder andere t.o.v. concurrenten)
  -Toegevoegde waarde voor de potentiële bezoeker
  
  Pitchen voor opdrachtgever (inclusief een globale begroting van het voorstel)

•  FASE 3: Programmakeuze en definitieve invulling 

  -Locatiekeuze / tijdstip -Samenwerkingspartners
  -Vergunningen
  -Promotie/uitnodigingstraject
  -Programma
  -Logistiek
  -Financiering
  -Risicomanagement

•  Creëren gewenste sfeer, look & feel (staging + overige aspecten)

  -Inrichting / uitstraling van de locatie -Keuze entertainment of sprekers
  -Dresscode / soort catering / personeel
  -Presentatie uitnodiging en overig PR-materiaal … etc.

•  Presentator, ceremoniemeester of dagvoorzitter

  Functioneel, kan: programma begeleiden, overgang creëren, sprekers introduceren enz. Vaak animerende rol (ontspanning, ontlading)
  
  Sprekers Bekende nederlander: aantrekkingskracht voortraject, andere invalshoek
  Vakgoeroe/ deskundige: sterke inhoud, visie op onderwerp

• Checklist operationele invulling

  -Algemene afspraken -Afspraken rondom aankomst, begeleiding en op- en afbouw
  -Kleedruimtes (crewcatering, personeel etc.)
  -Voorzieningen nodig voor optreden

• FASE 4: Uitvoering van het evenement 

  Draaiboek (en diverse checklists) Kerngegevensbekend: datum, aantal gasten, locatie, opstelling in de zalen (staging), programma, techniek
  Gegevens van leveranciersen locatie opnemen: hoe lang nodig voor op en afbouw? hoe laat komen ze? hoeveel mensen/personeel zetten ze in? blijft hun vrachtwagen staan?
  Iedereen moet weten wat er die dag gebeurt en waarom (programma kort beschreven)/ wat de afspraken zijn/ wie waarvoor verantwoordelijk is.
  Goed draaiboek:
  -Bedrijfsnamen, persoonsnamen en mobiele nummers van alle betrokkenen
  -Adres van de locatie en de contactpersoon
  -Routebeschrijving/plattegrond
  -Indicatie van de gegevens / programma
  -Logistiek
  -Overzicht van de afspraken per toeleverancier
  -Tijdschema/planning
  -Plattegrond zaal

•  FASE 5: Afwikkeling en evaluatie

  Afwikkeling Administratief, aftersales
  Evaluatie
  Intern, extern

•  Verschillen zakelijke/publieksevenementen

  -doelen & programma (message ≠ entertainment)
  -deelname (besloten ≠ open)
  -benadering (uitnodiging ≠ promotie)
  -uitstraling (zakelijk ≠ fun-karakter)