Startpagina / Samenvattingen / Inleiding administratieve organisatie / organisatie-informatie-informatiebehoeften

Informatie verzorging

11 belangrijke vragen over Informatie verzorging

Voor een goed functionerend informatiesysteem moeten organisatorische maatregelen worden genomen. Waar staat een systeem, informatieverzorging, interne informatieverzorging en externe informatieverzorging voor?

Systeem: geheel van verzamelde elementen met onderlinge relaties. AO maakt dit systeem en houdt het in stand.
Informatieverzorging: het voorzien van informatiebehoeften van alle leden van een organisatie (intern) en externe belanghebbenden of belangstellenden (extern).
Interne informatieverzorging: gericht op het effectief en efficiënt functioneren van de organisatie. Voor een goed informatiesysteem moeten eerst informatiebehoeften vastgesteld worden.
Externe informatieverzorging: noodzakelijk gevolg van het feit dat een organisatie deel uit maakt van een samenleving, er zijn dus voorschriften voor verplichte informatieverstrekking, bijvoorbeeld de belastingdienst

Informatiebehoefte: welke informatie heeft iemand nodig om een functie te kunnen vervullen? De functie bepaalt de informatiebehoefte
De functie is van belang voor de inventarisatie van informatiebehoeften, van belang is:

het niveau van de functie
vaak bepalend aan de hand van het organogram
de aard van de functie
bepaald door het type proces waar de verantwoordelijkheid ligt
de betrokken subjecten, bijvoorbeeld Leveranciers/werknemers
de betrokken objecten, bijvoorbeeld geldmiddelen/machines
de wettelijke voorschriften waar mee te maken is

Informatiebehoeften op strategisch niveau (topleiding) , wat is strategische planning?

strategische planning: betrekking op doelstellingen van de organisatie. Marktontwikkeling, concurrentie,
DESTEP ontwikkelingen zijn de informatiebehoeften die van belang zijn. Flexibiliteit is hierbij belangrijk om in te spelen op ontwikkelingen in de samenleving. Hierbij is ook informatie nodig over concurrentie, inzicht geven in welk opzicht concurrenten het beter doen (benchmarking). Ook is er informatie nodig over de kritische succesfactoren op de sterke en zwakke kanten van een organisatie te zien
ð de verantwoordelijkheid van het topmanagement voor het functioneren van de organisatie

Informatiebehoeften op tactisch niveau (afdelingshoofden)

ð realisatie van het aandeel van het procesmanagement in het ondernemingsplan § kwantitatief aspect: verkopen van hoeveelheden
§ financieel aspect: realiseren van gebudgetteerde verkoopopbrengst
§ sociaal aspect: zorg voor goede werksfeer en werkomstandigheden ð de procesbeheersing (procescontrol), informatiebehoeften hierbij zijn:

§ SOLL-situatie: verstrekking is strategisch (doelstellingen
o Gebudgetteerde kosten en/of opbrengsten
o Normen ten aanzien van de te besteden tijd en/of het ge- of verbruik van middelen
§ IST-situatie: verstrekking via informatiesysteem
o Werkelijk ingezette (financiële) middelen (input)
o Procesresultaten (output) en hoe deze zijn bereikt

Informatievoorziening op operationeel niveau (medewerker)

ð Taakopdrachten; wat op een bepaald moment moet worden gedaan
ð Procedures en instructies; hoe bepaalde taken moeten worden uitgevoerd Betrokken procesmanagers zijn hiervoor verantwoordelijk.

Gegevensverwerkend proces: “het geheel van mensen, apparatuur en activiteiten gericht op het verwerken en verstrekken van gegevens ten behoeve van de informatieverzorging in en over een organisatie”.
De te verstrekken gegevens die nodig zijn voor informatiebehoeften, zijn producten van een proces in 4 fasen:

1 Verkrijgen of verzamelen van gegevens
2 Welke basisgegevens zijn nodig om de verstrekking mogelijk te maken 3 Vastleggen van gegevens
4 Bewerken of bewaren van gegevens
Bewerkingen die de gegevens moeten ondergaan zijn vermenigvuldigen en tellen, rangschikken, sorteren, selecteren en vergelijken en vaak ook bewaren van deze gegevens.