Vergaderen en notuleren
138 belangrijke vragen over Vergaderen en notuleren
Wat moet de voorzitter doen om een goede voortgang van de vergadering te bewaken?
- het agendapunt duidelijk inleiden
- de structuur vasthouden
- zorgen dat iedereen aan het woord komt
- doorvragen op onduidelijkheid
- samenvatten
- overgaan naar de volgende fase
Wat kan een diepe inademing betekenen tijdens een vergadering?
Waar is de voorzitter ook verantwoordelijk voor?
- Hogere cijfers + sneller leren
- Niets twee keer studeren
- 100% zeker alles onthouden
Waar moet de voorzitter op letten?
- mensen die niet zoveel praten op een positieve manier stimuleren om hun steentje bij te dragen
- mensen die teveel aan het woord zijn, vragen kort en relevant te blijven
- niet accepteren dat mensen elkaar "afmaken"
- een pauze inlassen als mensen vermoeid of geïrriteerd zijn
- eventueel overgaan tot zelfonthulling als de sfeer echt vervelend wordt
Wat is een goede gewoonte voordat de notulen verstuurd wordt?
Noem 2 invalshoeken tijdens de vergadering van de deelnemers?
- het gedrag van de deelnemer
- argumentatievaardigheden van de deelnemer
Wat zijn de 8 geboden van de deelnemers aan een vergadering?
- voorbereiden
- meedoen
- gezag voorzitter accepteren
- verborgen agenda vermijden
- zaak en persoon scheiden
- aan vergaderprocedure houden
- herhalingen voorkomen
- afspraken nakomen
Waaruit bestaat de voorbereiding van de deelnemer aan de vergadering?
- de uitnodiging en de agenda lezen
- de notulen van de vergadering lezen en eventueel van commentaar voorzien
- voorbereidende stukken lezen en van commentaar voorzien
Waaruit bestaat het meedoen van een deelnemer aan de vergadering?
- meedenken
- luisteren en anderen uit laten praten
- vragen wat je niet snapt
- meepraten
Aan welke 3 voorwaarden moet een goede discussie voldoen?
- argumenten moeten onderbouwd worden
- argumenten moeten tot een betoog leiden
- foute betogen moeten voorkomen worden
Op welke 3 manieren kan je je mening onderbouwen?
- door een feit te noemen
- door een feitelijke bewering te noemen
- door een persoonlijke beleving te geven
Hoe noem je redeneringen die logisch lijken maar het niet zijn?
Wat is een gangbare definitie van notuleren en notulen?
Wat is een letterlijk verslag?
Waar wordt een letterlijk verslag van gemaakt?
Wat is de gangbare vorm van notuleren?
Wat is een samenvattend verslag?
Aan welke eisen moet een notulen voldoen?
- volledig
- beknopt
- objectief
- ondubbelzinnig
- leesbaar
- correct Nederlands
- overzichtelijk en aantrekkelijke
Welke gegevens komen er bovenaan het verslag te staan?
- de naam van de vergadering, welke organisatie of afdeling
- de plaats waar en de datum en het tijdstip waarop vergaderd is
- de namen van de aan- en afwezigen
Wat wordt er bij de aanwezigen personen vermeld bovenaan de notulen?
Wat staat er bij de afwezigen vermeld bovenaan de notulen?
- MK = met kennisgeving
- ZK = zonder kennisgeving
Wat doe je met een gast die bij een vergadering aanwezig is?
Waar komt het woord agenda vandaan en wat betekent het?
het betekent; wat te doen staat
Welke afspraken kun je met je manager maken om te voorkomen dat u in de agenda achterloopt?
- zelfgemaakte afspraken door de manager, zo snel mogelijk doorgeven
- de manager alleen voorlopige afspraken laten maken
- die je schrifelijk of telefonisch bevestigt
- de manager aan het eind van het gesprek, de gesprekspartner door laten verbinden naar jou
Hoe kun je problemen voorkomen tijdens het maken van een afspraak?
Wat zijn nog meer noodzakelijke gegevens naast de datum, tijd en plaats?
- het onderwerp of doel van het gesprek
- wie er aan het gesprek deelnemen
- de namen, adressen en telefoonnummers (ook mobielenummers)
- het vermoedelijke eindtijdstip
Wat omvat het elektronisch agendabeheer onder andere?
- incidentele afspraken
- repeterende afspraken
- het doen van vergaderverzoeken
- bekijken van beschikbaarheid van betrokkenen
- weergeven van agenda met afspraken
- opzoeken van gemaakte afspraken
- naast afspraken ook taken vastleggen en plannen in de tijd
- op basis van datum en tijd een waarschuwing geven
- synchroniseren met PDA's
Noem de verschillende gradaties van het delen van agenda's
-agenda's kunnen alleen aan bepaalde personen ter inzage worden gegeven:
- deze personen kunnen de agenda's raadplegen
- andere personen kunnen eventueel agenda's bewerken
Noem verschillende soorten elektronische agenda's
Lotus Organizer
AMF 2000+
Noem de voordelen van een papieren agenda.
- is onmiddelijk en voor iedereen in te zien, ook als de computer uitstaat
- in 1 oogopslag te vergelijken met andere agenda's
Hoe bevestig je belangrijke afspraken?
Wat schrijf je in de bevestigingsbrief?
- met wie de afspraak is gemaakt
- waar het gesprek plaatsvindt
- dag en tijdstip
- het onderwerp van het gesprek of de reden van de afspraak
Welke aandachtspunten kun je in een dagoverzicht voor de manager zetten?
- het onderwerp van gesprek
- degene(n) met wie de afspraak is
- het onderwerp
- de punten waarover een beslissing moet worden genomen
- de plaats
Noem nog andere aandachtspunten die je in een dagoverzicht van de manager kan zetten.
- relatiegeschenk overhandigen
- feliciteren met geboorte kind
- contract meenemen
Wat is er nodig als de planning niet blijkt te zijn uitgevoerd zoals afgesproken?
Wat kan er noodzakelijk zijn als de planning moet worden bijgesteld?
- meer tijd voor uittrekken
- eerder dan verwacht; er kan eerder met nieuwe activiteiten worden begonnen
Wat zijn de mogelijkheden als een afspraak niet door kan gaan?
Wat doe je als een afspraak gewijzigd of geannuleerd moet worden?
Wat is het voordeel van het gebruik van planborden?
Wat is een belangrijke mogelijkheid van een elektronische planning?
Op welke manieren kun je een elektronische planning bekijken of afdrukken?
- dagagenda
- agenda van enkele dagen
- weekagenda
- maandagenda
Noem regelmatig terugkerende activiteiten van een bedrijf
- directievergadering
- werkoverleg
- een vaste week in het jaar voor deelname aan een beurs
- verjaardagen
- jaarlijkse nieuwjaarsbijeenkomt
Hoe kun je vanuit Outlook alle feestdagen in je agenda blokkeren?
Op welke manieren communiceren bedrijven met relaties?
- praten
- telefoneren
- schrijven
- luisteren
- lezen wat de klant schrijft
Welke gegevens worden bewaard in een relatiebestand?
- de NAW-gegevens: naam, adres, postcode en woonplaats
- de telefoon- en faxnummers
- het e-mailadres
- diverse aantekeningen
Je moet voorzichtig omgaan met gegevens (bijv. hobby's, geboorte), waarin is dit vastgelegd?
Wat is belangrijk als je eenmaal een relatiebestand hebt opgezet?
- het beheren ervan
- zorgen dat het up-to-date blijft
- adressen wijzigen bij verhuizingen
- telefoonnummer wijzigen
- het verhuizen van interne relaties naar externe relaties (wanneer een werknemer bij een bedrijf weggaat
Wat zijn vervuilde bestanden?
Wanneer is de kans op fouten kleiner bij het gebruik van een relatiebestand?
Noem een aantal bijeenkomsten die op een vergadering lijken, maar een ander doel hebben.
- congres
- beurs
- conferentie
- workshop
- seminar
- forumdiscussie of paneldiscussie
- hoorzitting of hearing
- gespreksgroep
Noem de indelingen op doel op van vergaderingen
- beeldvormende vergadering
- probleemoplossende vergadering
- besluitvormende vergadering
Naast de gewone vergaderingen kennen we nog een aantal afwijkende vergadervormen. Welke zijn dit?
- brainstormsessie
- buzz-sessie
- hearing
Noem de voordelen van telefonisch vergaderen.
- het is kort en bondig
Wat is de taak van de secretaris?
Wanneer verstuur je de agenda van de vergadering?
Welke punten bevat de kop van de agenda?
- het woord agenda
- de vergadering die het betreft
- het exacte tijdstip
- de plaats van de bijeenkomst
Wat moet je je afvragen als er mensen van buitenaf worden uitgenodigd voor een vergadering?
Wat kun je meesturen met de uitnodiging voor mensen van buiten het bedrijf?
Waar moet je op letten met het maken van een routekaartje?
- neem zo weinig mogelijk details op
- markante gebouwen, rotondes, verkeerslichten en andere opvallende herkenningstekens worden juist wel aangegeven
- als het bedrijf over onvoldoende parkeergelegenheid beschikt, geef dan aan waar wel (betaald of onbetaald) geparkeerd kan worden
- geef de route ook in tekst aan
- voor degene die met openbaar vervoer komen, wordt op het routekaartje de betreffende lijndienst met uitstappunt aangegeven
Wat is een punt van orde stellen?
Wat wordt er na een discussie gedaan bij een besluitvormende vergadering?
Wanneer kan men zeggen dat een voorstel is aangenomen?
Wat is visuele ondersteuning?
Wat zijn auditieve hulpmiddelen?
- bandrecorder
- microfoon
Wat houdt samenvattend notuleren in?
Wat is het belangrijkste hulpmiddel bij het notuleren?
Wat moet je in de gaten houden met het versturen van de notulen?
- wie moet en wie mag de notulen ontvangen
- wie mag de notulen niet ontvangen
Waar staat Rappel voor?
Waar moet je goed op letten als je gasten moet laten halen bij het station?
- op de uitnodiging vermelden hoe laat en waar precies het afhalen plaatsvindt
- bij grotere stations en vliegvelden kun je gebruikmaken van het bord ontmoetingspunt/meetingpoint
Wat zijn de regels bij het voorstellen bij bezoekers?
- de man wordt voorgesteld aan de vrouw
- de jongere wordt voorgesteld aan de oudere
- bij een opvallend statusverschil of wanneer mensen in functie aanwezig zijn, wordt de lagere voorgesteld aan de hogere
Op welke 2 manieren kun je na een receptie makkeling schriftelijk bedanken?
- speciaal receptieboek, iedere bezoeker noteert hierin naam en adres
- presentielijst
Noem een goede locatie als je een ruimte voor meer dan 200 mensen moet regelen
Wat kun je doen als je weet dat een gast laat bij een hotel aan zal komen?
Waar kun je over beginnen als je vaak bij hetzelfde hotel boekt?
Wat is belangrijk bij zakenlunches of diners?
Noem de vuistregels voor wijnen bij het diner.
- bij lichte gerechten lichte wijnen schenken, bij donkere gerechten donkere wijnen schenken
- eerst schenmt meet lichten wijnen, daarna donkere wijnen
- denk aan de juiste temperatuur
Wat zijn de regels van een goede tafelschikking?
- dames en heren zitten om en om, paren worden uit elkaar gehaald
- de gastheer en vrouw zitten centraal
- hoe belangrijker de gast, hoe dichter deze bij de gastheer of vrouw zit
Wat zijn de 2 basisregels bij een lopend buffet?
- houd je global aan de volgorde zoals die ook voor een diner geldt
- schep per keer kleine porties op
Waarvoor staat black tie of cravat noire?
Wat is er gewenst bij een galaparty?
Wat is er gewenst bij een cocktailparty?
Waar staat white tie of cravat blanche voor?
Waar staat tenue de ville voor?
Wat voor soorten opstellingen zijn er bij grotere groepen?
- theateropstelling
- schoolopstelling
- cabaretopstelling
Welke zaken moet je goed noteren bij het maken van een afspraak?
- de begin- en eindtijd
- naam, adres en telefoonnummer van de bezoeker of relatie
- het doel van het bezoek of het onderwerp van het gesprek
Welke zaken komen aan de orde bij de korte werkbespreking voor 10.00
- de dagindeling van de manager
- de post
- de werkzaamheden van het secretariaat
Waarom dienen mutaties van het relatiebestand direct te worden doorgevoerd?
Wat is handig aan mind mappen?
Welke zaken moet je vooraf bespreken met de partycateraar?
- het aantal gasten dat verwacht wordt
- de plaats waar het feest georganiseerd gaat worden
- de datum en tijd waarop het feest moet plaatsvinden
- het programma van het feest
- speciale wensen (speciale gerechten ed)
- het beschikbare budget
Wat maakt een goede coordinator voor een groot bedrijfsevenement?
Wat moet je zo lang mogelijk van tevoren voor een evenement regelen?
- programma op hoofdlijnen
- boeken van de locatie en de benodigde service
- artiesten boeken of laten boeken
- uitnodigen vips en/of sprekers
- deelnemers benaderen
Wat moet je ongeveer een maand voor de bijeenkomst regelen?
- vervoer regelen
- waar nodig afspraken bijstellen en definitief boeken
- borden, badges, drukwerk en dergelijke vervaardigen
- versiering, audiovisuele middelen ed regelen
- waar nodig overleggen voor parkeergelegenheid
- programma verzenden naar deelnemers
Wat moet je ongeveer een week voor de bijeenkomst regelen?
- vervoer materiaal
- afspraken maken voor terugzending eigen materiaal
- reeds gemaakte afspraken nog eens nalopen
- eventueel afspraken maken over opvang vips
- laatste afspraken/bijstellingen over hoeveelheden eten en drinken
Wat kun je vertellen over een steile organisatie?
- hoeveel afdelingen er zich op een bepaald niveau bevinden
- volgens welke indeling de afdelingen op een bepaald niveau gevormd zijn
Welke symbolen gebruiken we bij het ontwerpen en tekenen van organisatieschema's?
- een rechthoek, geeft een functie of een afdeling binnen de organisatie weer
- een verticale lijn, is een gezagsrelatie tussen een hogere en een lagere functie in de organisatie
- een horizontale lijn tussen functies en afdelingen, geen een lijnstaf relatie aan
Wat komen er in de eenvoudige lijnorganisaties voor?
Wat is een kenmerk van de lijnorganisatie?
Wat kun je vertellen over de uitgebreide lijnorganisatie?
Wat is het voordeel van de uitgebreide lijnorganisatie ten opzichte van de eenvoudige lijnorganisatie?
Wat is een nadeel bij uitgebreide lijnorganisaties?
Wat zijn de kenmerken van een stafrelatie?
- de stafmedewerker verzamelt en ordent informatie
- de stafmedewerker geeft adviezen aan de bestuurder
- de bestuurder is niet verplicht de adviezen van de staf uit te voeren
- de stafmedewerker heeft geen gezagsrelatie met uitvoerende medewerkers
Wat zijn de voordelen van een lijn-staf-organisatie?
- eenhoofdige leiding
- deskundigheid wordt vergroot door stafmedewerkers
- de bestuurder wordt ontlast van een aantal taken
Wat zijn de nadelen van een lijn-staf-organisatie?
- het aantrekken van deskundigheid als stafmedewerkers is duur voor de organisatie
- er kunnen onrealistische of onjuiste adviezen gegeven worden
Wat kun je vertellen over een platte organisatiestructuur en wat zijn de voordelen?
- Er komen weinig hiërarchische niveaus voor
- Jonge organisaties zijn vaak plat
- Er is niet veel coördinatie en toezicht nodig
- De communicatie is direct en informeel
Wat zijn de nadelen van een platte organisatiestructuur?
Wat is een nadeel van een steile organisatiestructuur?
- de communicatielijnen naar de top zijn lang
- er zijn veel overleggen nodig
Hoe kun je de verschillende afdelingen indelen?
- op basis van functie
- op basis van het product
- op basis van het geografische gebied
- op basis van de markt
Waarvoor staat de F-indeling?
Wat kunnen de nadelen van een F-indeling zijn?
- de functie kan eentonig worden
- weinig flexibiliteit
- de onderlinge samenhang van de werkzaamheden bij het maken van een bepaald product valt weg
Noem organisaties waarin voortdurend projectgroepen worden opgericht en opgeheven.
- reclamebureaus
- ingenieursbedrijven
- automatiseringsbedrijven
- architectenbureaus
- projectontwikkelaars
Kun je een opsomming geven van taken van medewerkers die een leidinggevende positie vervullen?
- organiseren
- delegeren
- instrueren
- motiveren
- coördineren
- controleren
- corrigeren
- evalueren
- informeren
Hoe noemen we het leidinggeven van een manager aan 1 of meerdere medewerkers?
Welke maatregelen kun je nemen om de overschrijding van het omspanningsvermogen tegen te gaan?
- verbetering van de kwaliteit van de leidinggevende
- verbetering van de kwaliteit van de medewerkers
Noem oplossingen die op korte termijn werkzaam zijn en een aanpassing vergen van het organisatieschema.
- toevoegen van een assistent aan de bestuurder
- toevoegen van een stafafdeling aan de leidinggevende
- toevoegen van een assistent in de lijn
- toevoegen van een bestuurlijk tussenniveau
Wat is kwantitief delegeren?
Wat is kwalitatief delegeren?
Wat geeft de enkelvoudige taakopdracht aan?
Wat kun je vertellen over autocratisch leiderschap?
- medewerker van een hoger niveau heeft absolute zeggenschap over medewerkers van een lager niveau
- Hierbij hoort een uitgebreid stelsel van straffen en belonen
- het leger is hier een typisch voorbeeld
Wat kun je vertellen over democratisch leiderschap?
Wat kun je vertellen over flexibel leiderschap?
Wat kun je vertellen over consultatief leiderschap?
Wat is de bekendste motiviatietheorie bij leidinggevende?
Wat constateert Maslow?
Maslow heeft bij de mens aanwezig behoeften in groepen geordend en binnen deze groepen is een bepaalde volgorde vastgesteld, welke is dit?
- fysiologische behoeften (eten, drinken)
- behoefte aan veiligheid en zekerheid
- sociale behoefte (gezelligheid, vriendschap)
- behoefte aan waardering, zelfrespect
- behoefte aan zelfrealisatie
Waar gaat de theorie X vanuit?
- lui zijn
- werken het liefst vermijden
- geen verantwoordelijkheid willen nemen
- het liefst worden geleid
- geen ambities kennen
Waar gaat de theorie Y vanuit?
- van nature werken
- uit zichzelf doelstellingen nastreven
- bereid zijn verantwoordelijkheid te dragen
- hun creativiteit willen aanwenden in dienst van de organisatie
In welke diagram geven Blake en Mounton aan welke leiderschapsstijlen hoog of lag scoren?
Wat zijn de basisstijlen van leiderschap bij Blake en Mounton?
- weinig aandacht
- welzijn
- taakgericht
- hechte groep
- middenweg
Noem de 4 uitgangspunten waardoor het management met behulp van werkstructurering en motivatie van medewerkers kan vergroten.
- taakroulatie
- taakverruiming
- taakverrijking
- autonome groepen (zelfsturende groepen)
Geef een voor en een nadeel van het gebruik van een elektronische agenda
nadeel: altijd een computer nodig
Wat kan er ontstaan als mutaties in een adressenbestand niet worden bijgehouden?
Op de agenda van de vergadering staan vaste- en variabele agendapunten. Geef van ieder 2 voorbeelden:
variable: aanstelling, verbouwing, reorganisatie
Voor de vergadering is een presentielijst rondgegaan, noem 3 onderwerpen die op deze lijst kunnen voorkomen.
- naam medewerker
- functie
- naam bedrijf
- handtekening
U moet uw naam spellen volgens het nationaal alfabet.
a. Waarom komt dit alfabet voor?
b. Spel uw eigen achternaam
b.
- Willem
- Eduard
- Gerard
- Marie
- Anna
- Nico
In een memo wordt altijd een korte mededeling gedaan en is meestal voor intern gebruik. Welke 4 items staan er altijd in een memo?
- van
- aan
- datum
- betreft
Tijdens een zakenreis worden visitekaartjes uitgedeeld aan andere relaties. Noem 4 onderdelen die op een visitekaartje kunnen staan.
- NAW gegevens bedrijf
- logo
- naam medewerker
- welk product er wordt verkocht
Bij de voortgangsbespreking van een project wordt er afgesproken om te letten op de personeelskosten. Welk formulier kan hiervoor worden gebruikt?
Noem 4 soorten kosten die op een declaratie van een zakenreis van een manager kunnen voorkomen.
- kilometers
- parkeerkosten
- lunch
- diner
- trein
- metro
- hotel
De vragen op deze pagina komen uit de samenvatting van het volgende studiemateriaal:
- Een unieke studie- en oefentool
- Nooit meer iets twee keer studeren
- Haal de cijfers waar je op hoopt
- 100% zeker alles onthouden