Startpagina / Samenvattingen / Class notes - KT1-3 Methodisch werken / evenement-activiteit-medewerkers

Th. 3 Een draaiboek maken | Methodisch Begeleiden

17 belangrijke vragen over Th. 3 Een draaiboek maken | Methodisch Begeleiden

Welke kwaliteiten moet een coördinator hebben? (VBD1)

het kunnen leiden, begeleiden en motiveren van medewerkers en vrijwilligers
het kunnen opzetten van een draaiboek
besluiten kunnen en durven nemen
problemen kunnen oplossen
iedereen enthousiast kunnen maken voor het evenement
de grote lijnen kunnen uitzetten en het overzicht behouden

Wat is het verschil tussen een initiatiefgroep en een organisatiecomité? (VBD2)

De initiatiefgroep is een aantal bestuursleden en jezelf die het initiatief nemen voor het organiseren van een evenement.
Het organisatiecomité (jij, collega's, vrijwilligers) organiseert het evenement.
De initiatiefgroep zet dus de lijnen uit die later door het organisatiecomité worden uitgewerkt. De initiatiefgroep kan ook het organisatiecomité zijn.

Bepaal doel evenement:

waarom willen we evenement?
wat is de doelgroep?
hoe profileren we ons?
wat zijn de verwachtingen en wensen van de mensen voor wie we het organiseren?

Wat is brainstormen? (VBD2)

Brainstormen is een methode om zo veel mogelijk ideeën boven tafel te krijgen. In een kleine groep mag iedereen met ideeën komen voor activiteiten. Een gespreksleider bewaakt dat mensen elkaars ideeën niet afkraken. Pas als alle ideeën geuit zijn, worden ze geordend en op haalbaarheid getoetst.

Noem drie criteria voor het organiseren van een succesvol evenement? (VBD3)

mensen
geld
accommodatie

Noem enkele voorbeelden van gebieden die je op sterke en zwakke punten kunt inventariseren? (VBD4)

accommodatie
activiteiten
personeel/medewerkers/vrijwilligers
pr
financiën
omgeving (is er bv op dezelfde dag nog een evenement gepland in de buurt?)

Welke vragen stel je als de grote lijnen vastgesteld kunnen worden? (VBD5)

aanleiding evenement?
soort evenement?
doel evenement?
wanneer vindt evenement plaats?
voor wie?
wie heeft algehele leiding?
wat is geschatte omvang van deelnemers (en/of bezoekers)
hoe wil organisatie overkomen?
wordt aan de drie succescriteria voldaan?
is rekening gehouden met de zwakke punten?

Bekijk of het evenement haalbaar is en beslis of het doorgaat.

Wat staat er in een werkplanning? (VBD7)

welke activiteiten verricht moeten worden tot aan de start van het evenement
wie verantwoordelijk voor de activiteiten is
wanneer de activiteit af moet zijn
de benodigdheden (denk aan de drie succescriteria)

Wat is een begroting? (VBD8)

Een begroting geeft aan welke inkomsten en kosten verwacht worden. Begroten is eigenlijk de planning uitdrukken in geld. Het opstellen van een begroting start met een overzicht van alle activiteiten die voor het evenement verricht moeten worden. Vervolgens moet je per activiteit nagaan welke kosten ermee gemoeid zijn.

Uit welke onderdelen bestaat het dagdraaiboek?

het programma
de planning
de materiaallijst
eventueel: het wedstrijdschema
EHBO
omschrijving programmaonderdelen en plattegrond

Wat moet er in het dagdraaiboek voor de medewerkers komen te staan? (DDB2)

verzamelen medewerkers, korte briefing en in de sfeer van het evenement brengen
opbouw, klaarzetten en posities innemen
ontvangst van de deelnemers en genodigden
de opening
de start en het verloop van het evenement
de afsluiting en/of prijsuitreiking
opruimen
verzamelen medewerkers, korte impressie van het verloop en dankwoord

Elke (deel)activiteit heeft zijn eigen planning. Hoe ziet een planning van een (deel)activiteit eruit? (DDB2)

Afhankelijk van de activiteit kan het volgende vermeld staan:

de coördinatoren en/of organisatoren
de opzet
de locatie
het wedstrijdschema
de taakverdeling
de tijden
aantekeningen of aandachtspunten

Schematisch:
tijd-activiteit-locatie-actie-aantekeningen

Tijdens de uitvoering van het evenement komt het neer op de drie C's, welke zijn dit?

Coördinatie: duidelijk moet zijn wie voor wat verantwoordelijk is
Communicatie: voor goede voortgang iedereen regelmatig op de hoogte stellen. Spreek af waar en wanneer je elkaar even ontmoet: neem dat op in je draaiboek
Controle: controleer of iedereen zich aan de afspraken houdt. Oog je in het zeil houden.

Waaruit bestaat de afsluiting van een evenement?

eventueel een prijsuitreiking (niet te lang...)
bedanken van betrokkenen (wees hier secuur in! Bij beloning: wees origineel)
afbouwen evenement (ook uitgewerkt in draaiboek: maak goede planning en taakverdeling)

Wanneer evalueer je (bij een evenement)?

tussentijds bij de voorbereiding zodat je de activiteit tijdig kunt bijstellen om het resultaat te verbeteren
tijdens het evenement plan je een of meer bijeenkomsten met medewerkers of vrijwilligers zodat je nog kunt bijsturen
achteraf, om te beoordelen wat goed en fout is gegaan, zodat bij een volgende keer de activiteit (nog) beter verloopt. Na afloop evenement plan je evaluatievergadering.

Wat is het doel van evalueren (bij een evenement)?

Het doel van evalueren is het kunnen oordelen over, of beoordelen van, de kwaliteit van een activiteit of evenement aan de hand van vooropgestelde criteria.

Evalueren is enkel zinvol als er duidelijke doelstellingen zijn. Doelstellingen die achteraf meetbaar zijn, vermelden altijd het te behalen resultaat en het tijdstip waarop de doelstellingen behaald moeten zijn.

In grote lijnen is de eindevaluatie (van een evenement) te splitsen in twee delen. Welke zijn dit?

terugkijken naar het resultaat en het verloop van het evenement zelf
terugkijken naar de sterke en zwakke kanten van de manier waarop gewerkt is in de voorbereidingsfase

Hoe moet een evaluatie (van een evenement) verlopen?

eerst woord geven aan degene die de activiteit georganiseerd of begeleid heeft en vraag naar zijn bevindingen
laat tijdens evaluatie eerst de goede punten aan de orde komen
laat vervolgens de minder goede punten aan bod komen
geef de organisator de kans daarop te reageren
formuleer conclusies en actiepunten

De vragen op deze pagina komen uit de samenvatting van het volgende studiemateriaal:

KT1-3 Methodisch werken

Bekijk samenvatting

Een unieke studie- en oefentool
Nooit meer iets twee keer studeren
Haal de cijfers waar je op hoopt
100% zeker alles onthouden

Onthoud sneller, leer beter. Wetenschappelijk bewezen.

Studiemateriaal generieke omslagafbeelding

Th. 3 Een draaiboek maken | Methodisch Begeleiden

17 belangrijke vragen over Th. 3 Een draaiboek maken | Methodisch Begeleiden

Welke kwaliteiten moet een coördinator hebben? (VBD1)

Wat is het verschil tussen een initiatiefgroep en een organisatiecomité? (VBD2)

Wat is brainstormen? (VBD2)

Noem drie criteria voor het organiseren van een succesvol evenement? (VBD3)

Noem enkele voorbeelden van gebieden die je op sterke en zwakke punten kunt inventariseren? (VBD4)

Welke vragen stel je als de grote lijnen vastgesteld kunnen worden? (VBD5)

Wat staat er in een werkplanning? (VBD7)

Wat is een begroting? (VBD8)

Uit welke onderdelen bestaat het dagdraaiboek?

Wat moet er in het dagdraaiboek voor de medewerkers komen te staan? (DDB2)

Elke (deel)activiteit heeft zijn eigen planning. Hoe ziet een planning van een (deel)activiteit eruit? (DDB2)

Tijdens de uitvoering van het evenement komt het neer op de drie C's, welke zijn dit?

Waaruit bestaat de afsluiting van een evenement?

Wanneer evalueer je (bij een evenement)?

Wat is het doel van evalueren (bij een evenement)?

In grote lijnen is de eindevaluatie (van een evenement) te splitsen in twee delen. Welke zijn dit?

Hoe moet een evaluatie (van een evenement) verlopen?

Samenvattingen die gerelateerd zijn aan Th. 17 Observeren | Communicatie en Organisatie

Class notes - KT1-3 Methodisch werken

Overheidsfinanciën

Van de BV en de NV

Schets van het Nederlandse arbeidsrecht

Internationaal publiekrecht in vogelvlucht

De diagnostische cyclus

Corporate governance

Rechtshandeling en overeenkomst

Recht van de Europese Unie

Industriële productie : het voortbrengen van…

Seksuologie

Geschiedenis van het privéleven : bronnen en…