Samenvatting: Les 19-20: Overleggen En Vergaderen

Lees hier de samenvatting en de meest belangrijke oefenvragen van Les 19-20: Overleggen en vergaderen

• 1 Overleggen en vergaderen

  Dit is een preview. Er zijn 3 andere flashcards beschikbaar voor hoofdstuk 1
  Laat hier meer flashcards zien

• Wat is een vergaderingWanneer kan je het een vergadering noemen?(5)

  = overleg met medewerkers in de praktijk
  
  Een agenda, voorzitter, deelnemers en notulen geschreven worden

• Wat is de agenda?Waar dient agenderen voor?Welke 3 functies heeft agenderen?

  
  Lijst met punten die besproken moeten worden tijdens de vergadering
  Dient om alle deelnemers op het goede spoor te zetten:
  
  - Deelnemers van te voren laten weten waar vergadering over zal gaan
  
  - Deelnemers tijdens vergadering indruk geven van fase waarin vergadering zich bevind
  
  - Deelnemers een indruk geven van de tijdsduur: bij voorkeur aanvangstijd en eindtijdstip

• Welke 6 punten worden altijd besproken tijdens de vergadering?Geef bij de opening en afsluiting duidelijk aan wat hier gebeurd.

  1. Opening en agendabepaling -> voorzitter opent en controleert: iedereen agenda ontvangen en evt bijgevoegde documenten gelezen?
  
  2. Bespreking notulen van vorige vergadering = iedereen akkoord hiermee
  
  3. Medelingen: wordt niet over vergadererd
  
  4. Hoofdpunten: besproken
  
  5. Rondvraag: ieder krijgt beurt om te vragen
  
  6. Afsluiting -> voorzitter sluit, notulist samenvat de afspraken en volgende vergaderdatum wordt afgesproken

• Welke 7 punten dienen sws in de agenda te staan?

  - Tijd, plaats
  - Aanwezigen
  - Doelstelling
  - Opening
  - Bespreekpunten in volgorde (notulen vorig en dan nieuw)
  - Rondvraag
  - Afspraak volgende vergadering

• Welke 4 doelen kan een hoofdpunt tijdens de vergadering hebben?

  - Informatie uitwisselen (voorzitter geeft info en deelnemers extra info)
  
  - Beslissen: iedereen geeft aan akkoord of neit
  - Taken verdelen: wie doet wat
  
  - Problemen oplossen:
  
  (informatieve -> discussie -> afrondingsfase)

• Noem 6 dingen die een voorzitter doet tijdens de vergadering.Noem 6 dingen die de voorzitter doet voorafgaand de vergaderingNoem 2 dingen die de voorzitter doet na de vergadering

  - Vergadering leiden
  - Als laatste mening geven
  - Besluit nemen -> streven naar acceptatie 
  - Discussies vlot laten lopen
  - Samenvatten
  - Tijdbewaker
  - Agenda inleiden
  
  - Vergaderdatum + tijdstip vaststellen
  - Agenda opstellen en doorsturen
  - Deelnemers uitnodigen
  - Vergaderruimte boeken
  - Duidelijk doel weten van vergadering
  - Agendapunten voorbereiden
  
  - Notulen controleren en toezenden
  - Gemaakte afspraken controleren

• Geef de 5 gedragsregels van een vergadering voor deelnemers.

  1. Voorbereiden
  2. Meedoen
  3. Zaak en persoon scheiden
  4. Aan vergaderafspraken houden
  5. Herhaling voorkomen

• In welke 4 fasen verloopt het vergaderproces?

  1. Afbakening van relevantie
  
  2. Meningsvorming
  
  3. Creativiteit (welke oplossingen zijn er)
  
  4. Besluitvorming

• Geef 5 rollen die gericht zijn op de INHOUD van de vergadering

  Initiator-contributor = persoon altijd vormen van nieuwe ideeën en visies aanmoedigt
  
  Information seeker: persoon die feiten wilt weten en om achtergrond info vraagt
  
  Information givers: persoon die altijd alles weet
  
  Opinion seeker: persoon die meer om meningen en gevoelens vraagt
  
  Opinion giver: geeft altijd mening
  
  Orienter: persoon die discussie steeds terugbrengt naar de kern

• Wat is het hoofddoel van de notulist?Op welke 3 dingen bepaalt de notulist de kijk?Welke 2 soorten notulisten zijn er?Welke 4 functies heeft de notulist?

  Registeert de inbreng van voorzitters en deelnemers om uiteindelijk:
  
  Verslag te maken met de resultaten van de vergadering en achterliggende argumenten
  
  Bepaalt kijk op:
  - Hoofdzaak en bijzaak
  - Oorzaak en gevolg
  - Prioriteit en detail
  
  - Apart aangestelde notulist
  - Deelnemer notulist
  
  Functies
  - Informatiebron
  - Geheugensteun 
  - Bewijsmateriaal
  - Controlemiddel