Notuleren

23 belangrijke vragen over Notuleren

Belang vergadering houdt verband met:

besproken onderwerpen, gedane suggesties, meningen, contrameningen en besluiten.

Welke punten laat je weg bij het notuleren:

grapjes, herhalingen, vertrouwelijke info.

Waarom is het belangrijk dat de notulist niet alleen schrijver maar ook luisteraar(deelnemer) is:

zodat hij bij het uitwerken van de aantekeningen ook weet wat van belang is.
  • Hogere cijfers + sneller leren
  • Niets twee keer studeren
  • 100% zeker alles onthouden
Ontdek Study Smart

Woordelijk notuleren wordt uitgewerkt aan de hand van:

aantekeningen in steno of bandopname.

Wat wordt gedaan bij samenvattend notuleren:

oordeelkundig overslaan> tijdens of na de vergadering iedere bijdrage waarderen> onderwerp, doel, agendapunt.

Aan de hand van welke luistervragen bepalen of bijdrage wel/niet in verslag komt:

1. heeft dit wat ik nu hoor met het onderwerp te maken (bv.opening)
2. is dit wat ik nu hoor een bijdrage tot het doel agendapunt (bv. herhaling/ overbodige opmerkingen).
3. over welk aspect van het onderwerp heeft de spreker het nu.
- belangrijk vooraf onderwerpen weten. evt info vragen aan voorzitter/collega.

3 soorten indeling vergaderingen:

1.A besloten vergadering.
1.B open vergadering.

(machtsverhouding)
2.A verticale structuur.
2.B horizontale structuur.

3.A soort deelnemers.
3.B doel en onderwerp.
3.C patroon.

Vergadering >4x verticale structuur:

1.Verstrekken info.
2.Werkoverleg
3.Training/ instructie.
4.Probleemoplossend.
(VWToP)

Vergadering> 7x doel en onderwerp:

1. Inventariseren problemen.
2. Informatieve vergadering.
3. Vaststellen beleid.
4. Onderzoeken gegevens.
5. Opzoeken gegevens.
6. Oplossen vraagstukken.
7. Raadplegen en adviseren.

Welke 3 factoren zijn van invloed op de notulen:

1.Voorzitter.
2.Organisatie> bedrijfscultuur, intermenselijke verhoudingen> horizontaal/verticaal niveau.
3.Persoonlijkheid notulist> eigen inzicht, smaak, bekwaamheid, tekortkomingen, karaktereigenschappen.
(Van invloed OP)

Behandeling van agenda punten kent 3 fasen:

fase 1>inputgegevens(probleemstelling).
fase 2>verwerking gegevens (discussie> argumenten/alternatieven).
fase 3>outputgegevens ( oplossing, actie, besluit afspraak).

De inputgegevens(fase 1) dienen bij het uitwerken van de vergadering als:

bouwstenen>kopjes verslag> ordelijk maken.

Welke fase bij behandeling van agenda punten is vaak het hoofddoel:

fase 3.

In de notulen verschillende argumenten herhalen heeft de volgende voordelen:

1.aspecten worden beter onderkend.
2.aspecten kunnen tijdens luisteren in aparte kolom geregistreerd.
3.aspecten vormen bouwstenen bij uitwerken.
4.aspecten worden kopjes.
5.met oog op afsprakenlijst> in aparte kolom verzamelen besluiten, afspraken, acties.
6. makkelijk overzichtelijk verslag maken uit chaotische aantekeningen.

Hoe ziet een kolommen notuleerblad eruit:

-A4>3 gelijke kolommen.
-elke regel slecht 1 kolom gebruiken.
-elk agenda punt nieuw blad.
-elementen fase 1 komen geleidelijk boven water.
-geeft makkelijke heldere/volledige probleemweergave.

Waarom is het belangrijk om je voor het notuleren bij vergadering voor te bereiden:

om bijzaken en hoofdzaken te kunnen onderscheiden.

Voor het notuleren bij vergadering is het belangrijk je te oriënteren betreffende:

1.Vakjargon.
2.Onderwerp.
3.Deelnemers.
4.Doel vergadering.
5.Eisenpakket notulen.
6.Aspecten.
7.Functie notulen.
(VODDEn AFdoen)

Welke info moet je vooraf verzamelen van de deelnemers vergadering als je notuleert:

naam, functie, telefoonnummer, adres, specialisatie en evt. titel.

Waarom heb je info over de deelnemers nodig bij het notuleren:

-tijdens vergadering niet voor verassingen staan.
-bij het verzenden notulen.
-bij overleg tijdens notuleren.

Bij notuleren belangrijk vooraf het doel van de vergadering te weten wat kan dit zijn:

1. Brainstorm.
2. Oplossing zoeken.
3. Discussie.
4. Info geven.
(BODI)

Het eisenpakket t.a.v. de notulen wordt bepaald door:

Doel vergadering
Opdrachtgever
Lezers
Functie van notulen
Soort vergadering
Deelnemers
(DOLFSDas)

Wat kan de functie zijn van de notulen:

1.wettelijk bewijsstuk.
2.ondergeschikt aan secundair doel (sociaal contact).
3.dienen als grondslag voor verdere acties.
4.afwezigen van info voorzien.

Waarvoor dient de afstemmingslijst notulen:

invullen vooraf en controle middel achteraf.
aan te bevelen werk door anderen laten controleren daarom ruimte paraaf voorzitter.

De vragen op deze pagina komen uit de samenvatting van het volgende studiemateriaal:

  • Een unieke studie- en oefentool
  • Nooit meer iets twee keer studeren
  • Haal de cijfers waar je op hoopt
  • 100% zeker alles onthouden
Onthoud sneller, leer beter. Wetenschappelijk bewezen.
Trustpilot-logo