Startpagina / Samenvattingen / Class notes - Office management / documenten-archief-organisatie

Documentmanagement

54 belangrijke vragen over Documentmanagement

Wat is een doeltreffend geordende verzameling teksten of documenten die het verleden documenteren ten behoeve van eenvoudiger latere raadpleging.

Een archief (komt 2 x voor in Efaqt)

Wat is een (groeiende of volgroeide) verzameling informatiedragers die gedurende kortere of langere tijd bewaard wordt

Een archief (komt 2 x voor in Efaqt)

Wat is de belangrijkste functie van een archief?

het bewaren van stukken die voor de organisatie een juridische waarde hebben. Organisatie moet zijn rechten en verplichtingen kunnen aantonen.

Wat zijn de drie redenen om een document in het archief te bewaren?

1. de archiefplicht
2. de bewijswaarde van het document
3. de informatiewaarde van een document

Welke documenten moeten worden bewaard in een archief?

•alle documenten die een rol hebben bij de taakuitoefening van de organisatie.

Welke 3 punten bepalen de informatiewaarde van een document?

- De informatiewaarde voor de organisatie zelf,
- de geheugenfunctie
- de informatiewaarde voor derden.

Welke wetten bepalen de archiefplicht van overheidsorganisaties?

- Archiefwet 1995
- Archiefbesluit 1995
- Wet Openbaarheid van Bestuur
- De Algemene Wet Bestuursrecht
- Algemene Wet inzake Rijksbelastingen

Wat betekent: de bewijswaarde van een document?Wat moet een organisatie kunnen aantonen?

Een organisatie moet aan de hand van de in het archief aanwezige documenten haar rechten en verplichtingen kunnen aantonen.

Wat voor soort documenten zijn bewijsdocumenten?

- Eigendomsbewijzen van roerende en onroerende goederen,
- contracten met afnemers,
- arbeidsovereenkomsten en garantiebewijzen.

In welke wet staat: elk document dat een rol vervult bij de taakuitoefening binnen de organisatie is in principe een archiefstuk.

Archiefwet 1995

Wat is een verzameling van geschreven, gedrukte of op andere wijze gereproduceerde documenten verkregen door koop, ruil, schenking of bruikleen, opzettelijk bijeengebracht met het doel deze voor raadpleging beschikbaar te hebben?

Een bibliotheek

Wat voor type documenten vindt je in een archief? 4x

- Documenten die gericht zijn op het ontstaan of ontwikkeling van een organisatie
- Documenten die voortkomen uit de activiteiten van de organisatie, bijv beleidsplannen, notulen, contracten, overeenkomsten en projectdossiers.
- Documenten die uniek zijn voor een organisatie
- Documenten die wettelijk bewaard moeten worden

Waar worden 'archieven' op vastgelegd? (Archiefwet 1995)

papier, microfilm, digitaal

In welke staat moet een archief worden bewaard, volgens de Archiefwet 1995

in een goede en geordende, maar ook toegankelijke staat.

In wat voor ruimten moeten documenten bewaard worden volgens Archiefwet 1995

In een archief wat beschermt tegen calamiteiten en brand

Wie houdt toezicht op het archief volgens de Archiefwet 1995

De archiefinspectie van het rijk, de provincie of de gemeente

Wat gebeurt er met documenten waarvan de gegevens niet meer actueel zijn? 2 manieren

De worden of overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats of worden vernietigd

Wanneer mogen documenten vernietigd worden, volgens de Archiefwet 1995, wat moet daarvoor aanwezig zijn?

Wanneer er een officiele selectielijst is.

Wat is de bewaartermijn van een openbare archiefplaats?

15 jaar

Welke wetten gelden voor niet-overheidsorganisaties, inzake het archief? 4

- Burgerlijk wetboek
- Algemene Wet inzake Rijksbelastingen
- Wet op de omzetsbelasting
- Wet bescherming persoonsgegevens

Wat is: het verzamelen van documenten die identieke kenmerken hebben

Rangschikken

Op welke drie manieren kun je documenten rangschikken?

- Naar oorsprong
- naar vorm en omvang
- naar formele (op alfabetisch/datum) of inhoudelijke kenmerken (op onderwerp)

Hoe kun je documenten rangschikken, wanneer het om formele documenten gaat? 3

1. Chronologische rangschikking (op datum)
2. numerieke rangschikking (ieder document krijgt uniek documentnummer)
3. alfabetische volgorde (bv patientendossiers of leerlingdossiers)

Wat is een bekende standaardclassificatiemethode?

Universele Decimale Classificatie U.D.C.

Wat voor soort rubrieken worden gebruikt in een classificatieschema?

Hoofdrubrieken, Rubrieken en Subrubrieken

Hoe zet je in 7 stappen een classificatieschema op?

1. Afzonderlijke rubrieken opstellen adv een gegevensanalyse
2. In het submenu staat een duidelijk overzicht van de documenten die aanwezig zijn in de organisatie
3. Onderzoeken of het bestaande classificatiesysteem bruikbaar is
4. Ontwerp een hierarchisch lijnenschema met hoofdrubrieken, rubrieken en subrubrieken
5. Laten controleren door deskundige of de hierarchie goed is opgebouwd
6. Zet het classificatieschema op papier
7. Maak afspraken over de implementatie van het nieuwe systeem en maak procedures voor de onderhoud van het systeem

Lees opmaak van classificatiesysteem op blz 153

153

Welke voorwaarden zijn er voor e-mail rechtsgeldigheid: 4x

•authenticiteit moet zijn gewaarborgd
•er moet zekerheid bestaan over de afzender
•beveiliging moet mogelijk zijn door elektronische handtekening.
•registeren van e-mail en denk aan de bijlagen die mee- gestuurd worden, wat doe je er mee?

Wat zijn Nadelen e-mail

•Spam
•Niet altijd betrouwbaar of de post inderdaad goed aankomt
•Virussen kunnen worden meegestuurd
•Phishing mails (ongevraagde e-mail)
•Mailberichten zijn vaak informeel en kunnen verkeerd uitgelegd worden
•Onzorgvuldig mailverkeer naar meerdere personen kan zeer nadelige gevolgen hebben

Op welke manieren komen documenten binnen bij een organisatie

▪Postbus
▪Straatadres
▪Rechtstreeks gedeponeerd in de brievenbus
▪Afgegeven bij de receptie
▪Ontvangen tijdens vergaderingen
▪Via fax (centraal of op de afdeling)
▪Privé-adres

▪Postverwerking door middel van de centrale postkamer bij grote bedrijven.

Waar moet je op letten bij uitgaande post?

•Op welk tijdstip moeten uitgaande stukken aangeleverd worden?
•Waar of bij wie moet dit gebeuren?
•Hoe moeten de documenten worden aangeleverd?
•Wordt de post door eigen medewerkers naar het postkantoor gebracht of word het opgehaald?
•Ken je de tarieven voor het frankeren van de poststukken?
•Zorg je altijd voor diverse postzegels van diverse waarden?
•Wie is de beheerder van de frankeermachine of waar ligt de sleutel?
•Wordt de uitgaande post in een brievenboek geschreven?
•Krijgt ieder uitgaand document een kenmerk?
•Beschikt de organisatie over een antwoordnummer?

Wat is een professionele postbehandeling?

1. Ontvang de post en spreek af wie de post ontvangt
2. Controleer of de post voor de juiste geadresseerde is
3. Sorteer op prioriteit of op handeling
4. Let op de voortgang
5. Goed archiveren van de post

Welke 4 categorieen zijn er waarin je post kan sorteren naar handeling?

1. Sorteren naar 'te tekenen'
2. Sorteren naar 'te schrijven'
3. Sorteren naar 'te mailen'
4. Sorteren naar 'onderzoek'

Hoe heet een scanner die een plaatje omzet in een digitaal doorzoekbaar document?

OCR-software (Optical Character Recognition: automatische tekstherkenning)

Noem voordelen van digitale postverwerking (13)

- alle relevante post is digitaal toegankelijk vanuit 1 systeem
- poststukken kunnen niet meer zoekraken
- de postsortering gaat sneller
- iedereen heeft de post gelijkertijd binnen
- kostenbesparingen bij de distributie
- rommelige papierstapels verdwijnen van bureaus
- het archief is vanaf iedere werkplek toegankelijk
- relevante historische gegevens en correspondentie zijn gemakkelijk opvraagbaar
- koppeling aan databases is relatief eenvoudig
- codering documentkenmerken kan gekoppeld worden aan databases
- de automatische beantwoording van correspondentie wordt mogelijk
- standaarddocumenten kunnen makkelijk gekoppeld worden aan poststukken
- plaatsonafhankelijke postverwerking

Wat zijn nadelen van digitale postverwerking? 8

- de voorbereiding en implementatie vergt veel van een organisatie
- bijna alles vindt tegenwoordig plaats achter een scherm
- in de praktijk gaan veel mensen toch printen
- er moeten gedetailleerde procedures of afsprakensystemen worden geïntroduceerd
- Veiligheid
- welke oude dossiers moeten ook gedigitaliseerd worden?

-Bij een crash van de computer ben je alles kwijt, bij geen backup op een externe harde schijf.
-Vaak wordt toch nog een extra papieren archief bijgehouden naast het digitale archief

Hoe lang moeten documenten van financiele of vastgoedperikelen worden bewaard?

7 jaar

Hoe lang moeten documenten over omzetbelasing op onroerend goed worden bewaard?

10 jaar

Hoe lang moeten documenten met een juridische waarde worden bewaard?

30 jaar

Wat is: een platform (server) in 'The Cloud' of intern beheerd door de afdeling ICT waarop gezamenlijk gewerkt kan worden en documenten kunnen worden gedeeld?

Een SharePoint

Hoe werk je in Share Point, om alles overzichtelijk te houden?

Je werkt met teamsites. Dit zijn sites waarop alleen medewerkers van die afdeling toegang hebben en per medewerker worden er rechten aan verleend.

Welke 'objecten' zijn standaard aanwezig in een teamsite binnen Share Point? 4

1. Gedeelde documenten (de plaats waar de documenten van die afdeling worden opgeslagen, te verdelen in een mappenstructuur en/of met metadata)
2. Agenda (een team- of projectagenda die te koppelen is met Outlook zodat alle afspraken van het team/project ook in Outlook zichtbaar zijn
3. Taken (het centraal bijhouden van de team/projectafspraken)
4. Teamdiscussie (het op een centrale manier discussiëren met bijvoorbeeld het projectteam.

Waar begin je mee als je een nieuw archief wilt starten?

Maak eerst een ordeningsplan, waarin je een ruw idee hebt hoe je de documenten wilt gaan rangschikken

Welke volgorde houd je aan bij het opzetten van een archief? 6

•Bepalen wat er bewaard moet blijven.
•Registratiesysteem opzetten.
•Indeling kiezen.
•Beheer van de stukken regelen.
•Welke informatiedragers.
•Opbergmiddelen kiezen.

Wat voor soort mappen heb je om in een ordner te doen? 4 x

1. Insteekmappen
2. Snelhechtmap
3. Klemmappen
4. Combinatiemap

Welke verschillende manieren zijn er om onze documenten op te bergen. 5 x

•Hangmappen
•Stapelbare cassette
•Binnenmappen
•Kasten
•Datasafe

Wat zijn voorbeelden van vertrouwelijke stukken? 4

•Persoonsgegevens.
•Staats- en bedrijfsgeheimen.
•Concurrentiegevoelige gegevens.
•Patiëntgegevens.

Wat zijn optische informatiedragers

•Cd-rom (Read Only Memory)
• Cd-rw (ReWritable)
• DVD

Hoe heet een archief wat dagelijks gebruikt wordt, dynamisch betekent ook levendig, meer omdat er uit het archief stukken gehaald en teruggezet / gehangen worden.

Een dynamisch archief

Wat is een verzameling van documenten betreffende één handeling (zaak, object of persoon).

Een dossier

Hoe heet het als er meerdere zaken in één dossier zitten

een verzameldossier

Wat is een Persoonlijk archief

Alle documenten die je op je eigen bureau bewaard of de gegevens die je op je eigen computer hebt opgeslagen

Wat zijn de archieffasen waar een document doorheen gaat en waarom?

- dynamische fase (document is in het functiearchief)
- semi statische fase (het document wordt hier een jaar in bewaard)
- statische fase (het document gaat naar het centraal archief of wordt vernietigd

Wat is het rangschikken van begrippen waardoor documenten naar hun feitelijke inhoud worden geordend.

Systematische classificatie

De vragen op deze pagina komen uit de samenvatting van het volgende studiemateriaal:

Office management

Bekijk samenvatting

Een unieke studie- en oefentool
Nooit meer iets twee keer studeren
Haal de cijfers waar je op hoopt
100% zeker alles onthouden

Onthoud sneller, leer beter. Wetenschappelijk bewezen.

Studiemateriaal generieke omslagafbeelding