Startpagina / Samenvattingen / Class notes - Office management / evenement-fase-locatie

Organisatie evenementen en bijeenkomsten

73 belangrijke vragen over Organisatie evenementen en bijeenkomsten

Welke vier kernvragen moeten beantwoord hebben voordat je de organisatie van een evenement kan gaan opstarten

1.Wat is de doelstelling?
2.Wie is de doelgroep?
3.Hoe gaan wij het aanpakken?
4.Wie of wat hebben wij nodig?

Wat doe je in fase 1 van de organisatie van een evenement? 4

•Wie gaat organiseren?
•Hoe worden de taken verdeeld?
•Globale planning maken
•Uitgangspunten gedetailleerd omschrijven

Wat vraag je je af als je het organisatieteam gaat samenstellen

•Ga je het alleen organiseren of in samenwerking? Bij samenwerking zorg je voor een duidelijke taakverdeling vanaf de 1e dag

Waar moet je op letten in fase 1, bij het samenstellen van een team voor een project?

- bv alle afdelingen zijn vertegenwoordigt of juist mensen met veel specifieke kennis.
- het team mag niet te groot worden, ivm beslissingen.
- een te klein team kan te weinig capaciteit hebben

Hoe ziet een Projectplanning of actielijst eruit in bewoordingen?

•Opstellen van een actielijst:
–Actienummer
–Actie (wat)
–Actienemer (wie)
– Deadline (wanneer)

In welke fases kunnen delen van een actielijst staan, 3

•De actielijst stel je in Fase 1 op, als voorloper op het draaiboek dat in fase 3 wordt opgesteld.
•Alle acties van de actielijst moeten voltooid zijn voor de opbouw en uitvoering kunnen beginnen.
• De acties die onderdeel zijn van de opbouw en uitvoering, staan in het draaiboek(fase 4) .

Slide 14 powerpoint en blz 332 van boek

actielijst voorbeeld

Hoe heet het als je
•Doelstelling definiëren
•(aanleiding van het evenement?)
•Doelgroep in kaart brengen
•Aard/type evenement
•Beschikbare budget
•Locatie?
•Social Media
vaststelt?

Kaderstelling,
•= basis voor alle vervolgstappen

Wat vraag je je af bij het vaststellen van de doelstelling van een evenement

Vraag je af bij het vaststellen van de doelstelling wanneer het evenement een succes is. Welke deelnemers wil je ontvangen en met welk gevoel of welke info wil je dat ze weer naar huis gaan

Welke uitgangspunten moet je ook vaststellen, in fase 1, bij de vaststelling van de doelstelling en de doelgroep van een evenement?

1. De aard van het evenement
2. type of soort evenement
3. beschikbare budget

Wat bepaal je in fase 2, de aanzet tot invulling programma, de zogenaamde brainstormfase

–Invulling van de uitgangspunten van het evenement bedenken wat de mogelijk- en onmogelijkheden zijn. Deze worden getoetst aan de kaders die in fase 1 zijn geformuleerd.
▪Welke opties zijn er voor een geschikte invulling? één tot max. drie voorstellen voor invulling

Wat zijn de punten waar je op moet letten bij het bepalen van datum, duur en tijdstip

▪De doelgroep
▪Rekeninghouden met de feestdagen en vakantieperioden en agenda's

Wat zijn de Aandachtspunten bij programma-invulling. 5

•Creëren van de juiste sfeer
•Balans in de opbouw van het programma
•Thematische invulling of rode draad
•Slechtweerscenario
•Partnerprogramma/kinderprogramma

Wat zijn voorbeelden van duurzame alternatieven bij de organisatie van een evenement. 4

- met openbaar vervoer komen
- locatie die goed met openbaar vervoer te bereiken is
- werken met fairtradeproducten
- locatie kiezen die maatschappelijk verantwoord ondernemend is

Wat vraag je jezelf af, in fase 2, bij het zelfdoen of uitbesteden? Wat zijn de drie hoofdvragen?

•Voldoende knowhow?
•Voldoende tijd beschikbaar?
•Budget?
•Drie hoofdvragen zijn:
–Is er voldoende kennis in huis om een succesvol evenement te regelen?
–Is er voldoende tijd beschikbaar om zelf alles te regelen?
- Is er budget beschikbaar om een deel, delen of het hele evenement uit te besteden?

Externe locatie, hoe bepaal je die?

De keuze dient gebaseerd te zijn op: 3 en als je het al eerder georganiseerd hebt,wat vraag je je dan af? 2

•Soort bijeenkomst,
•Bereikbaarheid,
•Prijs (informatie halen bij facilitair manager, waarschijnlijk inkoopbeleid aanwezig. Misschien ook al eerder zaken extern gedaan. Referentiekader?)
•Voor- en nadelen?
•Afhankelijk van je keuze, advies aan directie!?

Welke briefing geef je aan een extern bedrijf, als je de organisatie van een evenement uitbesteed? 8

•Briefing:
–Situatieschets van het bedrijf/organisatie
–Doelstelling en aanleiding van het evenement
–Specificatie van de doelgroep
–Verwachte aantal gasten
–Budgetindicatie
–Taakverdeling
–Wensen en verwachtingen t.a.v. invulling
–Wensen en verwachtingen t.a.v. stijl/sfeer/kwaliteit

Welke Deeltaken kun je uitbesteden? 8

▪Drukwerk
▪Catering
▪Entertainment
▪Decoratie
▪Licht en geluid/technische aspecten
▪Vervoer
▪Beveiliging
▪EHBO

Goede briefing is belangrijk!
Gedetailleerde afspraken maken!

Aan welke twee kenmerken moet je denken bij het uitzoeken van de juiste locatie voor het evenement?

Primaire en secundaire kenmerken

Wat zijn de Primaire kenmerken van een locatie? 3

•De sfeer en uitstraling van de locatie.
•De capaciteit en de mogelijkheden van de ruimten.
•De ligging en bereikbaarheid.

Wat zijn de secundaire kenmerken van een locatie waar je rekening mee kunt houden bij het plannen van een evenement? 18

•Toegankelijkheid voor invaliden
•Parkeergelegenheid
•Hotelkamers
•Snelheid logistiek gasten
•Garderobe faciliteiten
•Voldoende toiletten
•Kleedruimten
•Aanvoer goederen vooraf en tijdens
•Reguliere bezoekers
•Opbouw/afbouwdag
•Verlichting
•Werkruimte catering
•Huiscateraar of eigen keuze
•Exclusiviteit
•Podium
•Dansvloer
•Akoestiek
•Leverings- en betalingsvoorwaarden

Wat zijn secundaire kenmerken bij het plannen van een zakelijke locatie? 4

▪Voldoende daglicht?
▪Mogelijkheid tot verduisteren?
▪Luchtverversing/airconditioning?
▪Omgevingslawaai?

Waar moet je nog aan denken bij secundaire kenmerken bij het plannen van een feestavond? 2

▪Eindtijd?
▪Toegestane geluidsvolume

Hoe kun je de juiste samenwerkingspartner kiezen, waar let je op? Dit is het selectiestadium? 5

•Let op klant gerichtheid
•Flexibiliteit?
•Referenties?
•Ervaringen van anderen?
•Worden de juiste vragen gesteld?

Wat doe je om de juiste samenwerkingspartner te kiezen, als je er meerdere hebt bekeken? 2

•Maximaal drie gerichte offertes opvragen op basis van een duidelijke briefing
•Vergelijk prijzen en leverings- en betalingsvoorwaarden

Welke kosten vergelijk je met elkaar in offertes bij het kiezen van de juiste samenwerkingspartner? 7

▪Kosten in- of exclusief reis- en transportkosten?
▪Kosten in- of exclusief opbouw en demontage?
▪Zijn er PM-posten en/of nacalculaties?
▪Toeslagen (zon- en feestdagen)?
▪Wachturen?
▪Aansprakelijkheid voor schade?
▪Voorzieningen voor medewerkers?

Wat doe je in het vervolgtraject, nadat je een afspraak hebt gemaakt met een samenwerkingspartner? Wat spreek je met elkaar af? 6

- Vraag om duidelijkheid over aankomsttijd, benodigde opbouwtijd, demontage, opruimwerkzaamheden etc
- vraag om schriftelijke bevestiging van gemaakte afspraken
- let goed op leverings-, annulerings- en betalingsvoorwaarden
- geef de leverancier een kopie van het draaiboek
- controleer of belangrijke informatie is ontvangen en check of duidelijk is
- voer waar mogelijk controles uit op de naleving van de afspraken, zeker wanneer dit een voor jou nog onbekende leverancier is

Hoe kun je het budget en de kosten bewaken?

•Belangrijk is om duidelijke afspraken te maken over bevoegdheden en procedures, of de begroting goed wordt nageleefd ten aanzien van het naleven van de begroting.
- vanaf de eerste kosten al een begroting maken

Welke soorten evenementbegrotingen zijn er? 4

1. Functionele kostenbegroting (de hoofdgroepen zijn op activiteit)
2. Splitsing vaste en variabele kosten (vaste kosten zijn kosten voor entertainment, locatiehuur, inrichting, decoratie etc, variabele kosten zijn kosten die samenhangen met aantal gasten)
3. Verrekening naar verschillende comités of afdelingen (budgetnummers)
4. of een combinatie van de eerste drie punten

Hoe kun je fase 3 ook beschrijven?

alle aspecten ten aanzien van de invulling van het evenement zijn in fase 3 bepaald en in afspraken, bestellingen of contracten vastgelegd.

Op basis van wat maak je de definitieve invulling van het programma, in fase 3? 5

Op basis van:

▪de in fase 2 bedachte invulling
▪afwegen van voor- en nadelen
▪praktische haalbaarheid
▪een definitieve keuze voor invulling maken
▪Het concept wordt definitief

Hoeveel tijd van tevoren stuur je de convocatie en waarom?

minimaal 6 weken van te voren, ivm volle agenda's etc. stuur bij grote evenementen ook een vooraankondiging

Wat is belangrijk aan de vorm en inhoud van een convocatie? 3

1. goed en tot de verbeelding sprekend
2. mensen het idee geven dat zij het evenement niet mogen missen
3. uitgenodigde moet zich aangesproken voelen

Welk gevoel moet een convoctie geven, aan een deelnemer, zodat hij er graag bij wil zijn. Wat moet hij denken van het evenement? 4

1. Dat het evenement toegevoegde waarde heeft
2. dat het in een aantrekkelijke en uitnodigende ambiance is
3. dat het goed georganiseerd is
4. dat het als belangrijk wordt gezien dat de deelnemer aanwezig is

Wat bevat de convocatie minimaal? 5

•Wanneer (dag, datum en tijden)
•Waar (locatie met adres)
•Wat (programma-inhoud op hoofdlijnen)
•Waarom (ter gelegenheid van …)
•Voor een bepaalde datum reageren wel of geen deelname Contactpersoon (bereikbaar op …)

Wat bevat een convocatie eventueel aan extra informatie? 7

•Voor wie is het evenement bedoeld.
•Met of zonder partner/kinderen.
•Bijzonderheden (dieetwensen?).
•Kledingvoorschrift/advies.
•Overdraagbaarheid van de uitnodiging.
•Eventuele deelnamekosten.
•Logo.

Wat zijn de Aandachtspuntenbij de uitnodiging? 7

•Adressenbestand up-to-date en compleet.
•Persoonlijk gericht.
•Antwoordkaart.
•Promotie van het evenement.
•Aanmeldingen bevestigen.
•Routebeschrijving.
•Uitrij kaarten.

Hoe kun je een evenement promoten? 3

- Reminder sturen
- publicaties in (branche) bladen
- publicaties op prikborden en deuren

Wat voor drukwerk kun je gebruiken bij een evenement? 3

•Programmaboekje/feestkrant
•Menu- en tafelkaartjes
•Herinnering na afloop/ give away - Badges

Wat is social media precies en hoe wordt het gebruikt? 2

•De content wordt gecreëerd door de gebruikers en openlijk gedeeld met andere gebruikers.
•De kracht van social media voor evenementen ligt vooral in het vergroten van de zichtbaarheid en het vergroten van de interactie met de doelgroep.

Wat zijn voorbeelden van in te zetten social media bij zakelijke evenementen:

•Twitter, Facebook, Flickr, YouTube, livestreaming op YouTube).

Waar is de gewenste zaalopstelling afhankelijk van ? 2

- Het type bijeenkomst (moet je elkaar aankijken of juist niet)
- Formeel of informeel

Wat zijn Inrichtingsaspecten van een locatie? 3

•Entree en registratie gasten
- Zaalopstelling
- Decoratie

Wat voor 'attributen' zijn Stoelen/tafels, dinerbuffetten/bars, dansvloer

grote attributen

Wat voor 'attributen' zijn Glaswerk, serviesgoed, bewegwijzeringsbordjes

Kleine attributen

Waar moet je op letten bij de Decoratie van de locatie? 5

•Passende ambiance bij het evenement
•Uitstraling inrichting.
•Groenvoorziening/bloemdecoratie
•Verlichting .
•Decoratie van buffetten, bars, tafels, podia en balies (thematisch).

Waar let je op bij de selectie van het juiste cateringsbedrijf? 6

- hoe zien hapjes en gerechten eruit
- hoe worden de hapjes gepresenteerd
- is het hygienisch
- wat voor drankenassortiment
- representativiteit van het personeel?
- voldoende personeel

Waar hou je rekening mee bij de culinaire invulling van het evenement? 5

1. welk type gasten (eten ze veel)
2. dieetwensen of andere wensen
3. samenstelling van menu, dinerbuffet en bittergarnituur
4. buffetten (spiegelbuffet)
5. bepaal van tevoren het assortiment dranken

Welke afspraken kun je maken over de afrekening van de drankjes tijdens het evenement? 2 soorten berekeningen

- op basis van uitkoop (vast bedrag) of op basis van nacalculatie

Wat doe je eén tot twee weken van tevoren met het oog op het aantal gasten: 3

•Definitieve aantal gasten is bekend en wordt doorgegeven aan betrokken partijen
•Gastenlijst maken
•Vervaardigen naamkaartjes/badges

Wat zijn doelen waarvoor entertainment ingezet kan worden? 7

- sfeer creeren
- integratie bevorderen
- teamgeest bevorderen
- boodschap overbrengen
- logistiek doel (crowd control)
- structuur aanbrengen (ceremoniemeester, showmaster)
- publiciteit krijgen (bekende artiest)

Wat voor soorten entertainment zijn er? 9

- Muzikaal
- theatraal entertainment/animatie
- animatieshops
- bekend persoon
- presentator of ceremoniemeester
- workshops
- sportieve en actieve evenementen
- kinderentertainment
- openingsacts en slotshows

Wat zijn de operationele aandachtspunten entertainment? 4

•Aankomst, begeleiding en opbouw.
•Kleedruimten.
•Artiestencatering.
•Podium, licht en geluid.

Wat zijn de Audiovisuele benodigdheden? 5

•Geluid:
–Geluidsinstallatie/microfoons
•Projectapparatuur
–Projectoren/projectieschermen
•Licht
–zowel binnen als buiten
•Communicatievoorzieningen
•Eventueel inzetten van een technicus

Waar moet je de gasten op voorbereiden als ze op eigen gelegenheid naar de locatie komen? 4

•Routebeschrijving
•Parkeergelegenheid
•Openbaar vervoer (verschillende mogelijkheden)
•Stalling

Op welke manieren kun je de gasten laten komen als ze met gezamenlijk vervoer komen? 5

•Touringcar/VIP-bussen/limousines/taxi
•Trein/boot
•Helikopter/vliegtuig/luchtballonnen
•Huifkarren/koetsen
•Fietsen/steps

Van welke diensten kun je gebruik maken tijdens het evenement? 4

•Beveiliging en bewaking
•EHBO
•Hoste / hostesses
•Foto- of videorapportage

Wanneer moet je soms een vergunning, ontheffing of ‘verklaring geen bezwaar’ aanvragen bij gemeente, brandweer of politie. 4

bij:

•Afsteken van vuurwerk.
•Overschrijding sluitingstijd/geluidsvolume.
•Verkopen van drank.
•Plaatsen van tent/stellages/tribunes.

Bekijk slide 50 van powerpoint

soorten verzekeringen en wanneer noodzakelijk

Wat is Logische opsomming van
alle feiten en afspraken
=
afsprakenboek, logboek en actielijst in één.

Het draaiboek

Hoe heet een draaiboek als je de twee kolommen: het aantal dagen dat er nodig is voor een actiepunt èn dat je aangeeft van welke andere taak deze taak afhankelijk is?

een backwardplanning

In welke fase van een evenement is de uitvoering, worden alle onderdelen 'geleverd' die samen een naadloos op elkaar aansluiten als geheel, als het goed is?

Fase 4

Wat is kenmerkend voor de periode twee tot vier weken van te voren? 4

- het aantal gasten wat komt wordt bekend
- op basis van het aantal gasten kan de definitieve zaalinrichting worden bepaald
- de afspraken met de locatie, catering en bijvoorbeeld vervoersdiensten worden verfijnd
- eventueel kan worden nagebeld

Wat doe je een tot twee weken van te voren, voor de start van het evenement? en wat ga je checken? 4

Definitieve aantal gasten is bekend en dient te worden doorgegeven aan de betrokken partijen.
Gastenlijst wordt gemaakt, tafelschikking, naamkaartjes maken
Checken:

•Leveranciers
•Openstaande punten draaiboek
•Contracten getekend
•Vergunningen in orde

Wat doe je direct na afloop van het evenement, in fase 5? 2

•Materialen direct na afloop verzamelen en mee terug (laten) nemen.
•Controleer of alle leveranciers volgens afspraak aanvangen met demontage en opruimwerkzaamheden.

Wat moet je in fase 5 afwikkelen? Wat ga je doen? 3

De administratieve en financiële afhandeling,
controleer de facturen,
stuur bedankbrieven en eventuele klachtenbrieven

Hoe evalueer je in fase 5 intern? 5

•Alles vlot verlopen? (voorbereiding/uitvoering/afwikkeling)
•Samenstelling team goed?
•Wat ging er goed, wat ging er fout, wat kan er beter?
•Bespreek het draaiboek (duidelijk, volledig)?
•Hoe was het entertainment, de locatie, de leveranciers enz.?

Hoe evalueer je in fase 5 extern? 3

•Bijvoorbeeld door een enquête .
•Schriftelijk of mondeling.
•Alle deelnemers of steekproefsgewijs.

Wat doe je voorafgaand aan het bezoek van gasten als het zakelijk is? 10

- Gemaakte afspraak bevestigen, evt per mail
- routebeschrijving toesturen en reisadvies reizigers die met OV komen
- evt reden van de afspraak vermelden
- parkeersuggestie
- parkeerruimte reserveren
- naam bezoeker en bezoektijd bij receptie of beveiliging melden
- vergaderruimte of spreekruimte reserveren
- evt culinaire verzorging regelen
- controleren of de ruimte die gebruikt gaat worden schoon is
- eventueel naam op welkomstbord schrijven

Wat doe je tijdens het bezoek van zakelijke gasten? Van begin tot eind? 8

- doorgeven aan gastheer dat bezoeker is gearriveerd
- wanneer de gast moet wachten, koffie of thee aanbieden
- gast ophalen bij de receptie
- gast begeleiden naar de juiste ruimte
- gast vragen of alles naar wens is en evt koffie geven
- zorgen voor ronddelen lunch indien nodig
- evt rondleiding bedrijf
- evt de gast voorstellen aan anderen

Wat doe je na afloop van het bezoek van een zakelijk gast? 3

- gast naar de deur begeleiden
- evt uitrijkaart regelen
- wanneer een gast vaker komt, noteren wat hij drinkt en fijn vindt

Hoe selecteer je een geschikt restaurant voor een zakenlunch? 6

- kies regio of plaats waarin het restaurant logistiek moet liggen
- kies een restaurant wat aansluit bij het gewenste niveau
- controleer of het restaurant open is op de dag die je wilt
- bespreek of je al la carte eet of van de kaart
- vraag naar parkeer gelegenheid
- evt vragen of er rolstoelaanpassingen zijn

Wat doe je als je het goede restaurant hebt gevonden voor een zakenlunch? 3

Maak reservering voor het gewenste aantal gasten.
Meld de verwachte aankomsttijd
bespreek of de rekening kan worden opgestuurd of dat deze ter plekke moet worden betaald

De vragen op deze pagina komen uit de samenvatting van het volgende studiemateriaal:

Office management

Bekijk samenvatting

Een unieke studie- en oefentool
Nooit meer iets twee keer studeren
Haal de cijfers waar je op hoopt
100% zeker alles onthouden

Onthoud sneller, leer beter. Wetenschappelijk bewezen.

Studiemateriaal generieke omslagafbeelding