Procesmanagement, waar hebben we het over? - het beheersen van het proces

12 belangrijke vragen over Procesmanagement, waar hebben we het over? - het beheersen van het proces

Op welk niveau wordt de uniformiteit van proces vastgelegd?

De uniformiteit wordt op met de instructies van de activiteiten vastgelegd, De mate van uniformiteit is afhankelijk van de striktheid van de instructies.

Vanuit welk oogpunt zouden processen geüniformeerd moeten worden?

Proces zouden vanuit het oogpunt van de klant geüniformeerd moeten worden.De klant veracht hetzelfde product of dient iedere keer als deze wordt afgenomen. Vooral op het gebied van kwaliteit, moeten deze eenduidig zijn

Waaruit bestaat het invoeringstraject van zelfsturende teams?

Stap 1, bezint eer gij begint: is de organisatie klaar voor zelfsturende teams?
Stap 2, identificeren van teams: het proces moet een beslissend element zijn bij het vormen van teams, niet de huidige structuur.
Stap 3, processen beschrijven met de teams: belangrijk om vast te stellen wat het proces is waar dit team voor verantwoordelijk is.
Stap 4, meten van teamprestaties: er moet helder zijn op welke resultaten het team wordt afgerekend, wat zijn de prestatie indicatoren?
  • Hogere cijfers + sneller leren
  • Niets twee keer studeren
  • 100% zeker alles onthouden
Ontdek Study Smart

Hoe kan voor gezorgd het resultaat van een proces zoveel mogelijk overeen komt met de andere resultaten van het proces resultaat? 

Om ervoor te zorgen dat het resultaat van een proces altijd hetzelfde is, moet de variatie in het proces zelf worden teruggedrongen. Deze variatie wordt veroorzaakt doordat proces persoonsgebonden zijn. Het terugdringen van deze persoonsgebondenheid helpt om de variatie te verminderen. 

1.     Er zijn drie soorten prestatie indicatoren, benoem deze en licht deze toe.

   – Outputindicator ‘voice of the customer’
het meten van het resultaat of de output van het proces is een goede manier om te zien of het proces nog naar behoren functioneert. Voorbeeld: vragenlijst
- Procesindicator ‘voice of the process’
voice of the process kan soms voorspellen wat de uitkomst van outputindicator is. Voorbeeld: als de kok het eten proef voordat het naar de klant gaat
- Inputindicator ‘voice of the supplier’
Nagaan of de input wel aan specificaties voldoet. Het meten van de input kan de beheersbaarheid van het proces verhogen.

1.     Licht een aantal redenen toe waaruit blijkt dat meetpunten blijven veranderen.

– klanteneisen veranderen
- prioriteiten vanuit missie verschuiven
- meer inzicht in proces
- verbetering van proces
- innovatie van proces
- groeien van de organisatie
- systeem zelf verbeteren

1.     Wat zijn de voordelen van prestatieindicatoren?

objectiveert beoogde resultaten
- maakt resultaten meetbaar
- geeft overzicht zodat verantwoorde afwegingen kunnen worden gemaakt
- instrument om verantwoordelijkheden laag in de organisatie te leggen
- maakt sturen op trends (proactief) mogelijk

1.     Noem een voorbeeld van hoe je een verbeterpunt in een audit formuleert.

Constatering:
de informatie komt niet altijd tijdig en volledig volgens de afspraak ter beschikking
Bewijsvoering:
De managementinformatie over augustus ontbreekt, meerdere malen ontbreken delen van de informatie
Consequentie:
Actueel gebruik van de managementinformatie vermindert en wordt toenemend als onbetrouwbaar ervaren

1.     Het is relevant om aan de hand van documentatie na te gaan in welke mate van het proces geleerd wordt. Wordt er met de terugkoppeling ook daadwerkelijk iets gedaan? Noem enkele momenten van terugkoppeling.

- een werkend klachtensysteem

- evaluatiemomenten/ overlegmomenten
- de klant kan aangeven wat hij/zij ervan vindt
- overleg met andere afdelingen


Het gaat hier niet om incidentele klachten, maar om structurele terugkoppelmomenten, het voortdurend nieuwe informatie ontvangen. De leercyclus is pas rond als u bent nagegaan of de verbetering daadwerkelijk effect heeft gehad (deming cirkel).

1.     Nadat de kritieke punten zijn geidentificeerd gaat u in de documentatie na op welke wijze het kritieke punt op dit moment wordt beheerst. Naar wat voor zaken zoek je dan.

1.     Of er instructies en/of werkvoorschriften zijn opgesteld, zijn er contracten afgesloten, is er een planning opgesteld, zijn er outputeisen opgesteld.

1.     Wat verstaan we onder kritieke punten en met welke drie factoren moet er rekening gehouden worden om de kritieke punten te bepalen?

Onder kritieke punten verstaand we de stappen in het proces die essentieel zijn om de doelstelling te realiseren. Om te bepalen rekening houden met:
- wanneer wordt de fout zichtbaar?
- hoeveel tijd/geld kost het herstellen?
- hoe ernstig is het gevolg van de fout?

1.     Waarom zijn periodieke procestoetsen belangrijk?

1.     Zonder de periodieke procestoets zakt het beschreven proces weg uit de aandacht. Iedereen gaat het weer op zijn eigen manier doen en wanneer de omstandigheden veranderen, veranderen de afspraken niet mee.

De vragen op deze pagina komen uit de samenvatting van het volgende studiemateriaal:

  • Een unieke studie- en oefentool
  • Nooit meer iets twee keer studeren
  • Haal de cijfers waar je op hoopt
  • 100% zeker alles onthouden
Onthoud sneller, leer beter. Wetenschappelijk bewezen.
Trustpilot-logo