Startpagina / Samenvattingen / Procesmanagement in de praktijk / proces-borging-workflowmanagementsysteem

Processen beschrijven - Procesbeschrijvingen borgen

Q: Wat zijn de kwalitatieve voor en nadelen van een workflowmanagementsysteem?

Voordelen : -Besparing op doorlooptijd -Standaardisering van procesverloop -Geautomatiseerde procesbewaking -Digitale dossiervorming -Brede toegankelijkheid documenten -Wettelijke richtlijnen zijn geborgd -Faciliteert het besluitvormingsproces Nadelen : -Moet vaak aangepast worden -Bij meerdere vestigingen is het erg complex -Het invoeren ervan is een veeleisend veranderingsproces

Q: Wat zijn de kwantitatieve voor en nadelen van een workflowmanagementsysteem ? Baten en kosten

Voordelen / Baten: -Minder repro-kosten door digitale verspreiding -Minder verzendkosten door digitale verspreiding -Minder registratiekosten -Minder inzet voor interne bezorging -Minder inzet om stukken op te vragen -Minder ruimte nodig om documenten op te slaan Nadelen / Kosten: -Investering in apparatuur zoals scanners, servers enz -Inzet systeembeheer, applicatiebeheer en functioneel beheer -Inzet ivm scannen inkomende documenten -Kosten voor begeleiding van het veranderingsproces (digitaliseren).

9 belangrijke vragen over Processen beschrijven - Procesbeschrijvingen borgen

Procesbeschrijvingen borgen, betekenis

houdt in dat het proces verloopt zoals u ook wenst dat het verloopt (en beschreven is). Anders stuur je in vervolg op verkeerde informatie.

Borgen processen: 2 manieren

-Organisatorische borging: door mensen laten controleren of uitvoering volgens beschrijving
-Geautomatiseerde borging: beschrijving integreren in proces zelf (workflow managementsysteem)

Bij de organisatorische borging moet er regelmatig worden gecontroleerd of het proces nog verloopt zoals beschreven. Op welke vier manieren kan die controle worden uitgevoerd?

- Organisatie-eenheden controleren elkaar
- Een medewerker controleert eigen activiteiten
- Een intern kwaliteitsteam controleert de processen
- Een extern kwaliteitsteam controleert de processen

Wat is geautomatiseerde borging?

Een digitaal proces. Dat er geen andere volgorde of manier is dan vooraf vastgelegd in het workflowmanagementsysteem. Bijv aanvraag vergunning, komt bij de juiste personen terecht, voldoet aan gestelde termijnen. Het kan niet anders lopen.

Wat zijn de kwalitatieve voor en nadelen van een workflowmanagementsysteem?

Voordelen:
-Besparing op doorlooptijd
-Standaardisering van procesverloop
-Geautomatiseerde procesbewaking
-Digitale dossiervorming
-Brede toegankelijkheid documenten
-Wettelijke richtlijnen zijn geborgd
-Faciliteert het besluitvormingsproces

Nadelen:
-Moet vaak aangepast worden
-Bij meerdere vestigingen is het erg complex
-Het invoeren ervan is een veeleisend veranderingsproces

Wat zijn de kwantitatieve voor en nadelen van een workflowmanagementsysteem ? Baten en kosten

Voordelen / Baten:
-Minder repro-kosten door digitale verspreiding
-Minder verzendkosten door digitale verspreiding
-Minder registratiekosten
-Minder inzet voor interne bezorging
-Minder inzet om stukken op te vragen
-Minder ruimte nodig om documenten op te slaan

Nadelen / Kosten:
-Investering in apparatuur zoals scanners, servers enz
-Inzet systeembeheer, applicatiebeheer en functioneel beheer
-Inzet ivm scannen inkomende documenten
-Kosten voor begeleiding van het veranderingsproces (digitaliseren).

Geautomatiseerde borging van Processen, hoe werkt dit?

Geautomatiseerd workflow managementsysteem, in dit systeem is het proces vastgelegd (geïntegreerd in het proces) de programmatuur zorg ervoor dat het proces juist wordt doorlopen inclusief eventuele tijdslijnen, die je vaak in het systeem kunt vastleggen. Nadeel hiervan is dat een dergelijk systeem implementeren geld kost, het moet dus wel rendabel zijn

Met welke tool kan een geautomatiseerde procesberging geregisseerd worden?

De beschrijving opnemen in bijvoorbeeld een Workflowmanagementsysteem

Hoe kan een workflowmanagementsysteem gebruikt worden om de procesbeschrijvingen geautomatiseerd te borgen? Motiveer uw antwoord door duidelijk aan te geven hoe dit in zijn werk gaat.

Door een informatieverwerkingsproces te automatiseren en onder te brengen in een workflowmanagementsysteem, is de procesbeschrijving geïntegreerd in het proces. De programmatuur zorgt ervoor dat documenten automatisch naar de juiste persoon worden doorgestuurd ter behandeling, dat vooraf ingestelde termijnen automatisch worden bewaakt en dat documenten niet verder gaan voordat zij door de juiste personen zijn geautoriseerd. Het is gewoon niet mogelijk dat het proces anders loopt, dan dat het in het workflowmanagementsysteem is ingeregeld. De procesbeschrijving (in het systeem) en het proces zelf zijn volledig geïntegreerd.

De vragen op deze pagina komen uit de samenvatting van het volgende studiemateriaal:

Procesmanagement in de praktijk | 9789055163083 | Hugo Hendriks

Bekijk samenvatting