Samenvatting: Vaardigheden Voor Balie En Secretariaat

Lees hier de samenvatting en de meest belangrijke oefenvragen van Vaardigheden voor balie en secretariaat

• 1 Algemeen: de balie en de werkzaamheden

  Dit is een preview. Er zijn 16 andere flashcards beschikbaar voor hoofdstuk 1
  Laat hier meer flashcards zien

• wat zijn de taken van n telefoniste

  mensen ontvangen ,telefoon opnemen

• Wat doe je als een bezoeker na de afspraak vertrekt?

  Groet de bezoeker vriendelijk, als hij/zij het gebouw weer verlaat. Wens hem/haar een prettige dag of een goede reis..

• Geef enkele opmerkingen waarmee je het gesprek gaande kunt houden als je met een bezoeker naar de plaats van afspraak loopt.

  • Hebt u een goede reis gehad?
    
  • Kon u de weg gemakkelijk vinden?
    
  • Had u geen parkeerproblemen?
    
  • Bent u hier al eerder op bezoek geweest?
    
  • Hebt u (naam van de collega) al eerder ontmoet?

• Wat doe je als er meerdere bezoekers tegelijk aankomen, of als je net telefoon krijgt als de bezoeker zich aandient?

  • Probeer rustig te blijven. 

  • Handel de zaken één voor één af, maar laat een bezoeker niet onopgemerkt staan. Knik iemand dus vriendelijk toe als je een telefoongesprek voert, of als je iemand anders te woord staat. 
  • Probeer telefoongesprekken zo kort mogelijk te houden.

• Als receptionist(e)/telefonist(e) heb je 2 hoofdtaken, welke?

  • je bent verantwoordelijk voor het telefoonverkeer
    
  • je bemenst de balie

• De receptionist(e) is gastheer of -vrouw. Wat houdt dat in?

  Hij of zij heeft als verantwoordelijkheid dat de bezoeker zich op zijn/haar gemak voelt, zodat het bedrijf een goede indruk achterlaat.

•  Bedenk een openingszin, waarmee je een bezoeker verwelkomt.

  Bijvoorbeeld: Goedemorgen meneer, kan ik u ergens mee van dienst zijn?

• Een goede indruk maken als gastheer of -vrouw heeft met 3 aspecten te maken, welke?

  • Representativiteit
    
  • Gedrag
    
  • Uitstraling

• De receptionist(e) moet er representatief uitzien. Wat betekent dit?

  Correct gekleed (eventueel volgens de geldende dresscode) en beschaafd gebruik van make-up

• Wat versta je onder representatief gedrag voor een receptionist(e)?

  • een vriendelijke en hartelijke opstelling
    
  • moeite doen voor de bezoeker
    
  • dienstverlenend bezig zijn
    
  • correct taalgebruik; niet tutoyeren
    
  • niet eten of roken waar de bezoeker bij is
    
  • geen lange of luidruchtige gesprekken met collega's waar de bezoeker bij is