Startpagina / Samenvattingen / Vaardigheden voor balie en secretariaat / bezoeker-handel-gesprek

Algemeen: de balie werkzaamheden

11 belangrijke vragen over Algemeen: de balie werkzaamheden

Noem vier mogelijke taken, die je als receptionist(e) zelfstandig kunt afhandelen.

het verstrekken van informatie
in ontvangst nemen van poststukken en pakketten van bezorgdiensten
in ontvangst nemen van poststukken van particulieren + afgeven van ontvangstbewijzen
in ontvangst nemen van betalingen

Je bent telefonisch in gesprek als zich een bezoeker meldt. Hoe laat je merken dat je de bezoeker hebt opgemerkt?

Knik de bezoeker vriendelijk toe

De bezoeker staat nu aan de balie. Hoe ga je met het lopende telefoongesprek om?

Handel het telefoongesprek zo spoedig mogelijk af.

Je bent met de bezoeker in gesprek als zich een tweede bezoeker aandient. Hoe gedraag je je naar deze tweede bezoeker?

Knik de 2e bezoeker vriendelijk toe en groet deze; vraag om een momentje.

Je bent nog met de bezoeker in gesprek als de telefoon gaat. Hoe handel je nu?

Vraag de bezoeker om een momentje, neem de telefoon op en vraag de beller om een momentje.

Is de beller akkoord, dan zet je hem in de wacht.
Is de beller niet akkoord. dan vraag je de bezoeker nog om een momentje en handel het telefoongesprek snel af. Kan dit niet snel genoeg af gehandeld worden, zeg dan tegen de beller dat je terug zult bellen en noteer het telefoonnummer.

De eerste bezoeker is door jou doorverwezen. De tweede bezoeker staat nog aan de balie, waar zich nog drie bezoekers melden. Als je de tweede bezoeker te woord wilt staan komen er twee telefoontjes binnen. Hoe handel je dit af?

Vraag de bezoekers even plaats te nemen, handel snel de telefoontjes af of geef aan dat je terug zult bellen en sta de bezoekers één voor één te woord.

Het is verstandig documentatiemateriaal bij je balie te hebben, noem een aantal.

een stadsplattegrond;
een dienstregeling van bus- en trein;
een telefoonboek;
een lijstje met veelgebruikte of dringende telefoonnummers (zoals: taxi, arts, beveiliging);
eventueel een gouden gids of een bedrijvengids;
een personeelslijst met de interne telefoonnummers en een schema met namen en functies van mensen die in jouw bedrijf werken (dat noem je een organigram).

Waarom is het belangrijk dat je op de hoogte bent van afspraken van je collega’s?

Je weet dan voor ie de bezoeker komt en je kunt hem/haar persoonlijker ontvangen.

Je baas is druk en plotseling duikt er onaangekondigd bezoek op. Wat doe je?

Zoek uit of er een dringende reden is.
Zo ja, zoek uit of je collega even tijd heeft.
Zo nee, deel vriendelijk maar beslist mee dat een gesprek nu niet mogelijk is.
Vraag op een later tijdstip telefonisch een afspraak te maken, of maak een bezoeknotitie waarin je je collega vraagt te bellen voor een afspraak.

Welke duidelijke grens moet je stellen aan de boze of agressieve bezoeker?

Handtastelijkheden of persoonlijke beledigingen niet accepteren.

Een boze bezoeker staat scheldend aan de balie. Hoe reageer jij?

rustig blijven
de bezoeker uit laten razen
begrip tonen voor de emotie (reflectie)
uitnodigen tot een normaal gesprek

De vragen op deze pagina komen uit de samenvatting van het volgende studiemateriaal:

Vaardigheden voor balie en secretariaat

Bekijk samenvatting

Een unieke studie- en oefentool
Nooit meer iets twee keer studeren
Haal de cijfers waar je op hoopt
100% zeker alles onthouden

Onthoud sneller, leer beter. Wetenschappelijk bewezen.

Studiemateriaal generieke omslagafbeelding

Algemeen: de balie werkzaamheden

11 belangrijke vragen over Algemeen: de balie werkzaamheden

Noem vier mogelijke taken, die je als receptionist(e) zelfstandig kunt afhandelen.

Je bent telefonisch in gesprek als zich een bezoeker meldt. Hoe laat je merken dat je de bezoeker hebt opgemerkt?

De bezoeker staat nu aan de balie. Hoe ga je met het lopende telefoongesprek om?

Je bent met de bezoeker in gesprek als zich een tweede bezoeker aandient. Hoe gedraag je je naar deze tweede bezoeker?

Je bent nog met de bezoeker in gesprek als de telefoon gaat. Hoe handel je nu?

De eerste bezoeker is door jou doorverwezen. De tweede bezoeker staat nog aan de balie, waar zich nog drie bezoekers melden. Als je de tweede bezoeker te woord wilt staan komen er twee telefoontjes binnen. Hoe handel je dit af?

Het is verstandig documentatiemateriaal bij je balie te hebben, noem een aantal.

Waarom is het belangrijk dat je op de hoogte bent van afspraken van je collega’s?

Je baas is druk en plotseling duikt er onaangekondigd bezoek op. Wat doe je?

Welke duidelijke grens moet je stellen aan de boze of agressieve bezoeker?

Een boze bezoeker staat scheldend aan de balie. Hoe reageer jij?

Samenvattingen die gerelateerd zijn aan Algemeen: de balie werkzaamheden

Vaardigheden voor balie en secretariaat

Class notes - Praktijkvaardigheden

Class notes - medische terminologie

Class notes - Medische administratie

Class notes - Terminologie (woorden)

Exploring humans an introduction to the phil…

Psychologie & sociologie : basiscursus

sheets

Leren veranderen

Overheidsfinanciën

Hoofdzaken socialezekerheidsrecht

Handboek van het Nederlandse staatsrecht